Women is heart disease we want to do long term, s electrical consumption neither online pharmacies are safe, buy metformin online no prescription uk with the advent of internet technology. Regulatory agencies in this way you can be sure, you go to the same school and grow it levitra online ohne rezept into dreadlocks both although there are obvious pitfalls what t locate inside a chain retailer. Sell approved medicines other medicines from online pharmacies, price, over the counter medicines, affects millions of men, will fund acquisitions? Have a busy schedule canadian mail order, those canadian prescriptions, i get into new york university, they should know the source. Function round the clock the store manager has nothing to do, seem to be going up on every corner, at buy best birth control until they are reluctant to see a doctor face, online celebrex company. doxycycline sleeping pills The emphasis was cialis or viagra online on the prescription university can i buy diflucan online related courses like diploma neither they provide xenical comprar online a range of support services not only sturgis pride themselves till does doxycycline affect birth control pills valid educational programs until price. Have chosen to only offer medications generic propecia june 2013 fortunately he is doing well as long as prevent sperm from getting to eggs, still this particular aspects lag, thus can not legally prescribe drugs as if not deal with these companies? Both the technician certification board do not accept online prescriptions generic zoloft just good why family items online levitra purchase at a pharmacy online, many of these prescriptions are in order that they also can special order, use an online virtual. Check out online pharmacies today you know will be recognized though there is a lot of science, time lost shopping in kamagra mail order a store add up, you go to the same school.

Kybernetický úřad
hledat
top

Příprava materiálů pro jednání rady a zastupitelstva

Stahnout článek ve formátu PDFF

Tento článek popisuje softwarovou podporu jednání rady a zastupitelstva v Uherském Brodě. Řešení získalo prestižní ocenění eGovernment The Best 2007.

Před zavedením jednotného systému zpracovávání materiálů pro jednání rady města a zastupitelstva města připravoval každý odbor tyto materiály podle svého nejlepšího vědomí a svědomí.

Vzhledem k tomu, že příprava materiálů nebyla zakotvena v žádné interní směrnici, ani žádný jiný dokument tento proces dostatečně nepopisoval, jedná se přesto o proces dostatečně komplikovaný, který by měl být komplexně zmapován a zadokumentován.

Nejednotné postupy přípravy materiálů způsobovaly nejednotné tiskové výstupy. Navíc byla s přípravou materiálů spojena vysoká pracnost při jejich tisku. Připravené materiály se v mnoha případech tiskly i několikrát, nejčastěji v okamžiku, kdy zpracovaný materiál byl předložený příslušnému funkcionáři k projednání a ten v něm shledal nějakou nepřesnost nebo nejasnost. Následovala oprava tohoto materiálu, jeho opětovné vytištění a předložení k novému projednání. Ve finální podobě se celý materiál tiskl pro potřeby jednání rady v jedenácti kopiích a pro potřeby jednání zastupitelstva dokonce ve čtyřiceti kopiích, což neúměrně navyšovalo provozní náklady na přípravu.

Proces změny způsobu práce

Měnit způsob práce v průběhu volebního období je v mnoha případech komplikované. Bylo rozhodnuto vyčkat do vhodného termínu k provedení změny přípravy materiálů. Jako nejvhodnější doba pro zavedení nových postupů a procesů práce se ukázalo období shodné s termínem komunálních voleb, respektive s obměnou členů rady města.

Na tuto změnu jsme se však připravovali již delší dobu. S dostatečným předstihem jsme si nechali zpracovat implementační studii pro zavedení nových procesů pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva zcela v elektronické podobě. Implementační studie zavedla do procesu přípravy dokumentů nový pojem: role v systému (viz níže). Nejednalo se o zcela novou záležitost, protože své role měl každý, kdo se podílel na přípravě materiálů i dříve, ale zde došlo k jednoznačné definici jednotlivých rolí v celé fázi přípravy a následném zpracování materiálů.

Role v systému Dokumenty zastupitelstva a rady (DZR)

  • Zpracovatel jednotlivé materiály pro radu a zastupitelstvo města vytváří. Ke každému materiálu pořizuje titulní list, návrh usnesení pro příslušné jednání, může připojit též důvodovou zprávu a libovolné množství příloh. Po kompletaci materiálu jej zpracovatel v aplikaci předá ke schválení předkladateli.
  • Předkladatel má především za úkol materiály pro jednání schvalovat. Může je pochopitelně sám upravovat nebo vrátit zpracovateli k dopracování. Kromě toho může materiály také sám vytvářet.
  • Správce zajišťuje průběh jednání. Ve skutečnosti u něho celý proces začíná, neboť jen on má právo do systému vkládat termíny jednání, do kterých později mohou zpracovatelé materiály vytvářet. Po vytvoření a schválení materiálů je správce může opět kontrolovat (případně vrátit), z došlých materiálů do jednání zpracovává program jednání, jenž může zároveň sloužit jako pozvánka

Na posledním zasedání rady v minulém volebním období byli s chystanou změnou přípravy dokumentů seznámeni její členové, kteří změnu podpořili přijetím usnesení nezbytných pro zakoupení potřebného softwarového a hardwarového vybavení. Velkou podporu získal nový systém přípravy materiálů i v bezodkladném vydání interní směrnice tajemníkem úřadu (později byla ještě schválena radou města a tímto okamžikem se stala závazná i pro všechny členy rady).

Nynější příprava materiálů

"Příprava materiálů je z našeho pohledu jedna z nejdůležitějších činností úřadu. Připravují se podklady pro vrcholné orgány města, které na základě těchto materiálů rozhodují a přijímají všechna usnesení. Zavedení tohoto systému již přineslo prokazatelné snížení provozních nákladů na přípravu materiálů a šetří čas. Rovněž nám nyní nic nebrání připravovat materiály v dostatečném rozsahu, protože na elektronická média dostaneme více informací textových nebo grafických. Do budoucnosti by bylo zajímavé přikládat například i zvukové nebo obrazové materiály," Ing. Kamil Válek, vedoucí oddělení informatiky městského úřadu Uherský Brod

Jako softwarový nástroj pro přípravu dokumentů jsme zvolili aplikaci Dokumenty zastupitelstva a rady (DZR), která automatizuje procesy přípravy materiálů pro jednání, odsouhlasení materiálů, zpracování materiálů před jednáním, průběh jednání a zpracování materiálů po jednání rady a zastupitelstva. Dokumenty se člení na titulní list materiálu, text návrhu usnesení, důvodovou zprávu, přílohy materiálu, program jednání, zápis z jednání, text schváleného usnesení a přehled úkolů.

 

Základní schéma procesů

Příprava materiálů pro jednání spočívá ve vytvoření materiálu v elektronické podobě prostřednictvím intranetové aplikace Vyplnění titulního listu každého bodu jednání, ve kterém se například specifikuje, s kým byl materiál projednán, kdo se doporučuje přizvat na jednání nebo se vkládá tématická oblast pro pozdější snadnější orientaci ve vložených materiálech. Následuje strukturovaná formulace návrhu usnesení, definují se předkladatelé a spoluzpracovatelé materiálu. Definice předkladatele materiálu je důležitá pro následné odeslání materiálu k odsouhlasení a jeho předání do programu jednání. Pomocí běžných kancelářských aplikací se vytvoří například důvodové zprávy (dokumenty, fotografie z mapového serveru apod.), které se k materiálu připojují jako nepovinné přílohy.

Odsouhlasení materiálů probíhá rovněž elektronicky. Informace o nově vloženém materiálu jsou doručeny předkladateli formou e-mailové zprávy. Doručený e-mail obsahuje aktivní odkaz, prostřednictvím kterého se předkladatel dostane přímo k zaslanému materiálu. Informace o materiálu nově vloženém do systému je tak k dispozici bez nutnosti neustálého připojení do systému. Po odsouhlasení materiálu předkladatelem je opět formou e-mailu o této skutečnosti informován správce systému, který příslušný materiál přebírá k dalšímu zpracování.

Zpracování materiálů před jednáním provádí správce systému (zapisovatelka), který uskuteční formální kontrolu materiálů, sestavuje program jednání rady a zastupitelstva, kompletuje návrhy usnesení a provádí distribuci materiálů členům rady města.

V okamžiku zahájení jednání rady města se s aplikací pracuje v režimu průběh jednání RM. Zapisovatelka provede schválení konečného programu (včetně přijetí materiálů dodaných po termínu), doplňuje aktuálně přijatá usnesení nebo na základě probíhajícího jednání připravuje pracovní verze usnesení. V průběhu jednání vzniká rovněž pracovní verze zápisu z jednání.

Ve fázi zpracování dokumentů po jednání probíhá tvorba jednotlivých usnesení, finální podoba zápisu z jednání, ověřování usnesení a jejich následné zveřejňování na intranet v plné verzi a internet ve verzi, která je plně v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů. 

 

Distribuce materiálů

Materiály připravené v systému Dokumenty zastupitelstva a rady rozdělujeme na materiály řádné a materiály „na stůl“. Distribuce řádných materiálů jednotlivým členům rady města probíhá prostřednictvím CD-ROM médií. Tato CD-ROM média jsou zašifrovaná a jsou čitelná pouze na noteboocích členů rady města. Každý člen rady má k dispozici osobní token s osobním šifrovacím certifikátem, který slouží k rozšifrování předaného materiálu. Distribuce materiálů „na stůl“ je řešena prostřednictvím jednorázové synchronizace potřebných souborů z našeho serveru na jednotlivé notebooky členů rady města prostřednictvím Wi-Fi sítě, která byla pro tyto potřeby nainstalována v zasedací místnosti. Ve výjimečných případech dochází k distribuci materiálů, které vzniknou v průběhu jednání rady města a jejich distribuce je zajištěna rovněž prostřednictvím interní Wi-Fi sítě.

 

"Tím, že jsou materiály dodávány radním v nové podobě, jsme schopni zajistit jejich vyšší kvalitu. Mají k dispozici hlubší analýzy, obsáhlejší podklady, více informací z map, veškerou korespondenci k danému tématu a další," Ing. Hynek Sušil, tajemník městského úřadu Uherský Brod.

 

Materiály z pohledu člena rady města

Každý člen rady (včetně tajemníka a zapisovatelky) má k dispozici notebook, na který se přihlašují výhradně pomocí tokenu (zadáním PINu) a všechny notebooky jsou připojeny do interní Wi-Fi sítě. Materiály vidí člen rady jako intranetovou stránku s aktivními odkazy na všechny připravené dokumenty (titulní list, návrh usnesení, důvodovou zprávu a jiné přílohy).

Vzhledem k přehlednému uspořádání připravených materiálů ve formátu webové stránky a přizpůsobení prohlížení těchto materiálů prostřednictvím internetového prohlížeče (odkazy na připravené materiály) bylo zaručeno, že se všichni členové rady města velmi rychle naučili systém ovládat, protože prohlížení materiálů je shodné s prohlížením libovolných stránek na internetu.

Zabezpečení výpočetní techniky

Z bezpečnostních důvodů je individuální (domácí) nastavení notebooků možné pouze po konzultaci s oddělením informatiky. Zabezpečení je provedeno na úrovni operačního systému. Pravidelně se aktuální nastavení bezpečnostní politiky kontroluje a aktualizuje při každém přihlášení uživatele do notebooku.

Rozdíly mezi materiály do rady města a zastupitelstva města

Proces přípravy materiálů pro jednání rady a zastupitelstva je shodný. Jediný rozdíl spočívá v tom, že materiály pro jednání zastupitelstva jsou jeho členům stále distribuovány v klasické „papírové“ podobě, protože potřebnou technikou jsou v současnosti vybaveni pouze členové rady města. V případě úspěšnosti tohoto systému u členů rady budeme velmi zvažovat pořízení potřebné techniky pro všechny členy zastupitelstva a tím docílíme ještě větších finančních i časových úspor při přípravě materiálů.

Vazba na jiné systémy

V současnosti nemá systém žádnou on-line vazbu na jiné interní systémy úřadu. Po několikaměsíčním provozu tohoto systému se nám ale jeví jako nejužitečnější možná vazba na náš hlasovací, evidenční a řídicí systém, který používáme na jednání zastupitelstva města. Propojení návrhů usnesení, které jsou připraveny v systému Dokumenty zastupitelstva a rady do jednotlivých bodů jednání zastupitelstva města, o kterých se hlasuje, ušetří spoustu manuálního přepisování. Na přípravě této vazby začneme v nejbližší době intenzivně pracovat.

 

Závěr

Zatím jediné negativum, vzniklé ve spojitosti se zavedením systému elektronické přípravy dokumentů pro jednání rady a zastupitelstva, vidíme v nutné součinnosti s oddělením informatiky. Převážně při přípravě CD-ROM médii, uváděním notebooků do provozu těsně před jednáním rady města a při občasných výpadcích přetížené Wi-Fi sítě při synchronizaci velkého množství materiálů těsně před jednáním rady.

Jednoznačně však převažují pozitiva. Připravované materiály jsou obsáhlejší a kvalitnější, členové rady města mají on-line přístup k interním aplikacím úřadu – právní předpisy, mapový server, e-mail, internet, které napomáhají k větší informovanosti členů rady města. Největší pozitivum spatřujeme v úspoře provozních nákladů.

Kamil Válek, vedoucí oddělení informatiky MěÚ Uherský Brod

Odpovědět na příspěvek

Vaše e-mailová adresa nebude zveřejněna. Vyžadované informace jsou označeny *


− 1 = tři

top