Příprava materiálů pro jednání rady a zastupitelstva
Tento článek popisuje softwarovou podporu jednání rady a zastupitelstva v Uherském Brodě. Řešení získalo prestižní ocenění eGovernment The Best 2007.
Před zavedením jednotného systému zpracovávání materiálů pro jednání rady města a zastupitelstva města připravoval každý odbor tyto materiály podle svého nejlepšího vědomí a svědomí.
Vzhledem k tomu, že příprava materiálů nebyla zakotvena v žádné interní směrnici, ani žádný jiný dokument tento proces dostatečně nepopisoval, jedná se přesto o proces dostatečně komplikovaný, který by měl být komplexně zmapován a zadokumentován.
Nejednotné postupy přípravy materiálů způsobovaly nejednotné tiskové výstupy. Navíc byla s přípravou materiálů spojena vysoká pracnost při jejich tisku. Připravené materiály se v mnoha případech tiskly i několikrát, nejčastěji v okamžiku, kdy zpracovaný materiál byl předložený příslušnému funkcionáři k projednání a ten v něm shledal nějakou nepřesnost nebo nejasnost. Následovala oprava tohoto materiálu, jeho opětovné vytištění a předložení k novému projednání. Ve finální podobě se celý materiál tiskl pro potřeby jednání rady v jedenácti kopiích a pro potřeby jednání zastupitelstva dokonce ve čtyřiceti kopiích, což neúměrně navyšovalo provozní náklady na přípravu.
Proces změny způsobu práce
Měnit způsob práce v průběhu volebního období je v mnoha případech komplikované. Bylo rozhodnuto vyčkat do vhodného termínu k provedení změny přípravy materiálů. Jako nejvhodnější doba pro zavedení nových postupů a procesů práce se ukázalo období shodné s termínem komunálních voleb, respektive s obměnou členů rady města.
Na tuto změnu jsme se však připravovali již delší dobu. S dostatečným předstihem jsme si nechali zpracovat implementační studii pro zavedení nových procesů pro přípravu materiálů pro jednání rady a zastupitelstva zcela v elektronické podobě. Implementační studie zavedla do procesu přípravy dokumentů nový pojem: role v systému (viz níže). Nejednalo se o zcela novou záležitost, protože své role měl každý, kdo se podílel na přípravě materiálů i dříve, ale zde došlo k jednoznačné definici jednotlivých rolí v celé fázi přípravy a následném zpracování materiálů.
Role v systému Dokumenty zastupitelstva a rady (DZR)
- Zpracovatel jednotlivé materiály pro radu a zastupitelstvo města vytváří. Ke každému materiálu pořizuje titulní list, návrh usnesení pro příslušné jednání, může připojit též důvodovou zprávu a libovolné množství příloh. Po kompletaci materiálu jej zpracovatel v aplikaci předá ke schválení předkladateli.
- Předkladatel má především za úkol materiály pro jednání schvalovat. Může je pochopitelně sám upravovat nebo vrátit zpracovateli k dopracování. Kromě toho může materiály také sám vytvářet.
- Správce zajišťuje průběh jednání. Ve skutečnosti u něho celý proces začíná, neboť jen on má právo do systému vkládat termíny jednání, do kterých později mohou zpracovatelé materiály vytvářet. Po vytvoření a schválení materiálů je správce může opět kontrolovat (případně vrátit), z došlých materiálů do jednání zpracovává program jednání, jenž může zároveň sloužit jako pozvánka
Na posledním zasedání rady v minulém volebním období byli s chystanou změnou přípravy dokumentů seznámeni její členové, kteří změnu podpořili přijetím usnesení nezbytných pro zakoupení potřebného softwarového a hardwarového vybavení. Velkou podporu získal nový systém přípravy materiálů i v bezodkladném vydání interní směrnice tajemníkem úřadu (později byla ještě schválena radou města a tímto okamžikem se stala závazná i pro všechny členy rady).
Nynější příprava materiálů
"Příprava materiálů je z našeho pohledu jedna z nejdůležitějších činností úřadu. Připravují se podklady pro vrcholné orgány města, které na základě těchto materiálů rozhodují a přijímají všechna usnesení. Zavedení tohoto systému již přineslo prokazatelné snížení provozních nákladů na přípravu materiálů a šetří čas. Rovněž nám nyní nic nebrání připravovat materiály v dostatečném rozsahu, protože na elektronická média dostaneme více informací textových nebo grafických. Do budoucnosti by bylo zajímavé přikládat například i zvukové nebo obrazové materiály," Ing. Kamil Válek, vedoucí oddělení informatiky městského úřadu Uherský Brod
Jako softwarový nástroj pro přípravu dokumentů jsme zvolili aplikaci Dokumenty zastupitelstva a rady (DZR), která automatizuje procesy přípravy materiálů pro jednání, odsouhlasení materiálů, zpracování materiálů před jednáním, průběh jednání a zpracování materiálů po jednání rady a zastupitelstva. Dokumenty se člení na titulní list materiálu, text návrhu usnesení, důvodovou zprávu, přílohy materiálu, program jednání, zápis z jednání, text schváleného usnesení a přehled úkolů.
Základní schéma procesů
Příprava materiálů pro jednání spočívá ve vytvoření materiálu v elektronické podobě prostřednictvím intranetové aplikace Vyplnění titulního listu každého bodu jednání, ve kterém se například specifikuje, s kým byl materiál projednán, kdo se doporučuje přizvat na jednání nebo se vkládá tématická oblast pro pozdější snadnější orientaci ve vložených materiálech. Následuje strukturovaná formulace návrhu usnesení, definují se předkladatelé a spoluzpracovatelé materiálu. Definice předkladatele materiálu je důležitá pro následné odeslání materiálu k odsouhlasení a jeho předání do programu jednání. Pomocí běžných kancelářských aplikací se vytvoří například důvodové zprávy (dokumenty, fotografie z mapového serveru apod.), které se k materiálu připojují jako nepovinné přílohy.
Odsouhlasení materiálů probíhá rovněž elektronicky. Informace o nově vloženém materiálu jsou doručeny předkladateli formou e-mailové zprávy. Doručený e-mail obsahuje aktivní odkaz, prostřednictvím kterého se předkladatel dostane přímo k zaslanému materiálu. Informace o materiálu nově vloženém do systému je tak k dispozici bez nutnosti neustálého připojení do systému. Po odsouhlasení materiálu předkladatelem je opět formou e-mailu o této skutečnosti informován správce systému, který příslušný materiál přebírá k dalšímu zpracování.
Zpracování materiálů před jednáním provádí správce systému (zapisovatelka), který uskuteční formální kontrolu materiálů, sestavuje program jednání rady a zastupitelstva, kompletuje návrhy usnesení a provádí distribuci materiálů členům rady města.
V okamžiku zahájení jednání rady města se s aplikací pracuje v režimu průběh jednání RM. Zapisovatelka provede schválení konečného programu (včetně přijetí materiálů dodaných po termínu), doplňuje aktuálně přijatá usnesení nebo na základě probíhajícího jednání připravuje pracovní verze usnesení. V průběhu jednání vzniká rovněž pracovní verze zápisu z jednání.
Ve fázi zpracování dokumentů po jednání probíhá tvorba jednotlivých usnesení, finální podoba zápisu z jednání, ověřování usnesení a jejich následné zveřejňování na intranet v plné verzi a internet ve verzi, která je plně v souladu se zákonem o ochraně osobních údajů.
Distribuce materiálů
Materiály připravené v systému Dokumenty zastupitelstva a rady rozdělujeme na materiály řádné a materiály „na stůl“. Distribuce řádných materiálů jednotlivým členům rady města probíhá prostřednictvím CD-ROM médií. Tato CD-ROM média jsou zašifrovaná a jsou čitelná pouze na noteboocích členů rady města. Každý člen rady má k dispozici osobní token s osobním šifrovacím certifikátem, který slouží k rozšifrování předaného materiálu. Distribuce materiálů „na stůl“ je řešena prostřednictvím jednorázové synchronizace potřebných souborů z našeho serveru na jednotlivé notebooky členů rady města prostřednictvím Wi-Fi sítě, která byla pro tyto potřeby nainstalována v zasedací místnosti. Ve výjimečných případech dochází k distribuci materiálů, které vzniknou v průběhu jednání rady města a jejich distribuce je zajištěna rovněž prostřednictvím interní Wi-Fi sítě.
"Tím, že jsou materiály dodávány radním v nové podobě, jsme schopni zajistit jejich vyšší kvalitu. Mají k dispozici hlubší analýzy, obsáhlejší podklady, více informací z map, veškerou korespondenci k danému tématu a další," Ing. Hynek Sušil, tajemník městského úřadu Uherský Brod.
Materiály z pohledu člena rady města
Každý člen rady (včetně tajemníka a zapisovatelky) má k dispozici notebook, na který se přihlašují výhradně pomocí tokenu (zadáním PINu) a všechny notebooky jsou připojeny do interní Wi-Fi sítě. Materiály vidí člen rady jako intranetovou stránku s aktivními odkazy na všechny připravené dokumenty (titulní list, návrh usnesení, důvodovou zprávu a jiné přílohy).
Vzhledem k přehlednému uspořádání připravených materiálů ve formátu webové stránky a přizpůsobení prohlížení těchto materiálů prostřednictvím internetového prohlížeče (odkazy na připravené materiály) bylo zaručeno, že se všichni členové rady města velmi rychle naučili systém ovládat, protože prohlížení materiálů je shodné s prohlížením libovolných stránek na internetu.
Zabezpečení výpočetní techniky
Z bezpečnostních důvodů je individuální (domácí) nastavení notebooků možné pouze po konzultaci s oddělením informatiky. Zabezpečení je provedeno na úrovni operačního systému. Pravidelně se aktuální nastavení bezpečnostní politiky kontroluje a aktualizuje při každém přihlášení uživatele do notebooku.
Rozdíly mezi materiály do rady města a zastupitelstva města
Proces přípravy materiálů pro jednání rady a zastupitelstva je shodný. Jediný rozdíl spočívá v tom, že materiály pro jednání zastupitelstva jsou jeho členům stále distribuovány v klasické „papírové“ podobě, protože potřebnou technikou jsou v současnosti vybaveni pouze členové rady města. V případě úspěšnosti tohoto systému u členů rady budeme velmi zvažovat pořízení potřebné techniky pro všechny členy zastupitelstva a tím docílíme ještě větších finančních i časových úspor při přípravě materiálů.
Vazba na jiné systémy
V současnosti nemá systém žádnou on-line vazbu na jiné interní systémy úřadu. Po několikaměsíčním provozu tohoto systému se nám ale jeví jako nejužitečnější možná vazba na náš hlasovací, evidenční a řídicí systém, který používáme na jednání zastupitelstva města. Propojení návrhů usnesení, které jsou připraveny v systému Dokumenty zastupitelstva a rady do jednotlivých bodů jednání zastupitelstva města, o kterých se hlasuje, ušetří spoustu manuálního přepisování. Na přípravě této vazby začneme v nejbližší době intenzivně pracovat.
Závěr
Zatím jediné negativum, vzniklé ve spojitosti se zavedením systému elektronické přípravy dokumentů pro jednání rady a zastupitelstva, vidíme v nutné součinnosti s oddělením informatiky. Převážně při přípravě CD-ROM médii, uváděním notebooků do provozu těsně před jednáním rady města a při občasných výpadcích přetížené Wi-Fi sítě při synchronizaci velkého množství materiálů těsně před jednáním rady.
Jednoznačně však převažují pozitiva. Připravované materiály jsou obsáhlejší a kvalitnější, členové rady města mají on-line přístup k interním aplikacím úřadu – právní předpisy, mapový server, e-mail, internet, které napomáhají k větší informovanosti členů rady města. Největší pozitivum spatřujeme v úspoře provozních nákladů.
Kamil Válek, vedoucí oddělení informatiky MěÚ Uherský Brod
Odpovědět na příspěvek