19. Srp. 2013

Smlouvy na internetu – Budujeme moderní úřad (9.díl)

Chtějí vůbec úřady publikovat smlouvy na internetu? Jak moc smlouvy zajímají veřejnost? A co konkurenční dodavatelé?

Plánovaný povinný celostátní a veřejný registr smluv úřadů je rozhodně významným krokem k transparentnosti a otevřenosti veřejné správy.

Ale musí se to udělat dobře!

Pokusme se nejdříve odpovědět na tři základní otázky.

Chtějí vůbec úřady publikovat smlouvy na internetu?

Pokud chtějí být transparentní a otevření, pak ano. Pokud ne, pak je to pro ně zbytečná práce. Mnoho úřadů už dnes smlouvy publikuje na svých webových stránkách.

Má pak smysl celostátní centrální registr smluv? V případě, že bude navrhnut dobře, pak ano. Dobře znamená, že bude snadno použitelný a bude mít významný informační přínos oproti současnému decentralizovanému řešení. Navíc nesmí zvýšit administrativní zátěž úřadů.

Jak moc smlouvy zajímají veřejnost?

Asi moc ne, podle našich poznatků. Ale přesnou odpověď budou znát úřady ze statistik přístupů a požadavků veřejnosti. Ze zveřejněné smlouvy se občan stejně dozví pouze jen to, co, od koho a za kolik bylo pořízeno. Už se ale nedozví, proč byl vybrán tento dodavatel, proč se pořídilo právě tohle a přesně za jakých podmínek, když je třeba něco jiného potřeba více atp.

Odpovědi na problém, který občan řeší, mu zveřejněné smlouvy poskytnout nemohou, protože jsou evidovány např. mezi veřejnými zakázkami, v zápisech z jednání rady nebo zastupitelstva a nebo obsahují obchodní tajemství a technologické know-how.

A pokud bude občana informace o konkrétní smlouvě zajímat, bude ji spíše hledat na webu obce než na celostátním centrálním registru smluv mezi tisíci jiných.

A co konkurenční dodavatelé?

Kterého podnikatele by nezajímalo, s jakými úřady jeho konkurence uzavřela smlouvy, za jakých podmínek, v jakých finančních objemech atp. Toto by jakákoli veřejná evidence smluv rozhodně neměla umožnit.

Co tedy s tím?

Nemáme poznatky z Estonska, které je v oblasti eGovernmentu v Evropě nejdál, nemáme poznatky ze Slovenska, kde celostátní registr smluv již delší dobu funguje, ale víme, že naše Ministerstvo vnitra a Ministerstvo pro místní rozvoj dosud nepředložili jasnou představu o povinném celostátním registru smluv.

Doporučujeme českým tvůrcům eGovernmentu na ministerstvech, v příslušných pracovních skupinách a také komerčním asociacím a sdružením typu ICT unie, aby se zabývali myšlenkou jednoho celostátního registru, který bude zahrnovat informace o usneseních rad a zastupitelstev, veřejných zakázkách, smluv a smluvních partnerů. Pouze tyto informace pohromadě a v souvislostech mají pro veřejnost informační přínos a přidanou hodnotu.

Tento registr by měl být ošetřen zákonem tak, aby úřady všechny tyto informace publikovaly povinně na svých webových stránkách v předepsaných formátech a celostátní registr je automatizovaně přebíral.

Samozřejmě, že bude muset být dobře ošetřena ochrana obchodních tajemství, technologických know-how atp.

Moderní úřad by už dnes na svých webových stránkách mohl informace o záměrech, usneseních rady a zastupitelstva, veřejných zakázkách, smlouvách a dodavatelích umět publikovat provázaně a v souvislostech. Je právě váš úřad jedním z nich?

Zopakujme si ještě podstatné informace z předchozího článku Centrální evidence smluv.

Specializovaná aplikace na evidenci smluv by měla umět automatizovat tyto činnosti:

Proces počínaje návrhem textu, přes připomínky až po podpis originálního znění smlouvy/dodatku.
Evidovat veškerou související dokumentaci, jako je např. projektový záměr, zadání i výsledky veřejné soutěže, stanoviska rady, zastupitelstva, komisí, výborů, právníků, fotodokumentaci, projektovou dokumentaci, zprávy o realizaci plnění smlouvy atd.
Evidenci smluvních partnerů, včetně jejich ověření v různých státních rejstřících.
Evidenci a kontrolu termínů a úkolů, platebního kalendáře, …
Napojení na spisovou službu, objednávky, faktury, rozpočet, atp.
Publikaci různých verzí pro vedení, klíčové zaměstnance, řadové zaměstnance i veřejnost.
Správu oprávnění uživatelů a jejich skupin na jednotlivé informace a dokumenty.

Evidence smluv jako součást IS úřadu

Z výčtu výše uvedených vlastností evidence je zřejmé, že by se v žádném případě nemělo jednat jen o izolovanou aplikaci, která případně umí publikovat informace na web (nebo jinam).

Důležitá je její vazba na účetnictví kvůli finančním plněním ze smlouvy plynoucích. Zvláště nejedná-li se o závazek jednorázové platby, ale o víceletý platební kalendář.

Další důležitou vazbou je vazba na spisovou službu, nejméně v rozsahu s provázáním čísel jednacích. Jak bylo uvedeno v minulém díle, evidence smluv obsahuje více dokumentů než jen dokument podepsané smlouvy. A většina těchto dokumentů při příchodu na úřad dostala ve spisovce nějaké číslo jednací.

Otázkou je, co z toho všechno by mělo být z vnitřní Centrální evidence smluv k dispozici veřejnosti na internetových stránkách.

V příštím díle se budeme zabývat Centrálním úkolovníkem úřadu.

Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“