Papírový versus elektronický dokument (27.díl)
Elektronický dokument, elektronická faktura, elektronický podpis. To vše známe a používáme. Zákony nám v tomto směru vycházejí vstříc. Přitom ale stále existuje převážná většina dokumentů v listinné podobě. Proč je tomu tak?
Pojďme se společně podívat na výhody a nevýhody obou těchto forem.
Zákon o elektronickém podpisu je v platnosti již od října 2000.
Zásadní je v tomto zákoně zrovnoprávnění papírové formy dokumentů s elektronickými dokumenty podepsanými elektronickým podpisem. Elektronická forma dokladů a elektronický oběh a uchovávání dokladů sebou přináší celou řadu výhod, které mohou mít v dnešním těsném konkurenčním prostředí zásadní vliv.
Přesto, že zde existuje podpora zákona a příslušné technologie jsou dostupné, je stále velké množství dokladů vyhotovováno a zasíláno v papírové podobě. Jen v České republice je ročně vydáváno přibližně 700 milionů faktur a téměř polovina z nich v papírové podobě. (zdroj: Tofan, Lukáš: Perspektivy elektronické fakturace pro malé a střední podniky v ČR, časopis IT Systems 12/2006)
Pokud nebudeme brát v úvahu některé překonané formy záznamu účetních operací jako je vrubovka, pak historicky nejrozšířenější formou záznamů účetních operací je papírová. Ta je však dnes nahrazována formou elektronickou. Elektronická forma dokladu má řadu výhod, mezi které patří zejména rychlost zpracování, jednoduchá manipulace, výpočetní operace.
Účetní doklady jsou dnes převážně zpracovávány na počítači, samotné účetnictví je zpracováváno na počítači, nicméně existuje poměrně velká část uživatelů, kteří stále preferují odesílání dokladů svým partnerům v papírové podobě, archivaci účetních dokladů v papírové formě, atd..
Obrázek 1: Přenos dokladu mezi dvěma subjekty
Pokud například společnost používá papírovou formu dokladů, může situace vypadat následovně:
- společnost přijímá objednávku v papírové formě,
- objednávka je příslušným zaměstnancem přijata, rozbalena, předána dál určené osobě dle příslušnosti,
- objednávka je příslušným zaměstnancem přepsána do počítače, kde následně rezervuje zboží (nebo vystavuje objednávku zboží od dodavatele v případě, že není na skladě a odesílá jí opět na papíře),
- po dodání zboží od dodavatele je předán dodací list a faktura zaměstnanci v papírové podobě a následuje opět jejich přepis do počítače.
- dojde k zaevidování zboží na sklad a závazku vůči dodavateli,
- dále je vystavena faktura dodavateli, zboží je spolu s vytištěným dodacím listem odesíláno zákazníkovi.
Tím že se dokument převádí z jedné formy do druhé a následně zpět se stává systém neefektivním, dochází částečně ke znehodnocení už jednou vykonané práce, dále ke zbytečnému zpomalení atd.
Navíc jen k uskutečnění jedné operace – například nákup zboží, je třeba, aby spolu partneři komunikovali prostřednictvím účetních dokladů hned několikrát.
Obrázek 2: Tok dokladů mezi dvěma subjekty
Vyčíslení efektů z úspory času pracovníka při zpracování dokladu v cyklu objednávka – faktura:
Předpoklady:
- mzdové náklady pracovníka 100 Kč / hod.
- nominální časový fond pracovníka 200 dní / rok
Časová úspora 15 minut / doklad
|
Počet dokumentů denně |
Úspora času (hod.) | Úspora peněz (Kč) |
| 10 | 500 | 50 000 |
| 50 | 2 500 | 250 000 |
| 100 | 5 000 | 500 000 |
| 200 | 10 000 | 1 000 000 |
Tabulka 1: Úspora nákladů při zavedení elektronického dokladu (upraveno dle: POŽGAY, Rudolf: Faktúra a objednávka bez papiera. Prezentace, konference Datalock, a. s., 22. 9. 2005)
Vyčíslení efektů z úspory peněžních prostředků na tisk, poštovné a související výdaje:
- 10 Kč na straně odesílatele*
- 30 Kč na straně příjemce
- kalkulace rovněž na 200 dní / rok
* Upraveno dle dokumentu Sdružení pro informační společnost – Normální je fakturovat elektronicky.
| Počet dokumentů denně | Náklady odesilatele (Kč) | Náklady příjemce (Kč) | Celkem ročně (Kč) |
| 10 | 100 | 300 | 80 000 |
| 50 | 500 | 1 500 | 400 000 |
| 100 | 1 000 | 3 000 | 800 000 |
| 200 | 2 000 | 6 000 | 1 600 000 |
Výhody elektronického dokumentu
Při přechodu z papírové na elektronickou formu účetního dokladu získává firma celou řadu pozitiv. Zde je výčet těch nejpodstatnějších:
Úspora nákladů na vyhotovení dokladu – odpadá lidská práce nutná k vytištění dokladu, samotné náklady na tisk, spotřeba papíru a obálek.
Úspora nákladů za poštovné – za odeslání běžnou listovní zásilkou prostřednictvím České pošty zaplatí dnes odesílatel 7,60 Kč (pokud nepočítáme s množstevními slevami). K tomu je opět třeba kalkulovat náklady na manipulaci se zásilkou. Oproti tomu náklady na odeslání elektronického dokumentu jsou téměř zanedbatelné.
Úspora lidské práce – jestliže je dokument předáván v papírové podobě, je nutné kalkulovat náklady na opětnou transformaci do elektronické podoby. Předpokládám, že téměř sto procent firem zpracovává účetnictví na počítači.
Vznikají tedy náklady na přepisování údajů do počítače nebo jinou formu převodu (např. skenování). Dále u elektronické výměny dokumentů odpadávají náklady na porovnávání údajů v různých dokumentech.
Zrychlení komunikace – doklad je doručen adresátovi téměř okamžitě, respektive v řádu minut. Oproti tomu při použití papírového dokumentu se doba doručení pohybuje ve dnech. Navíc odesílatel může jednoduchým způsobem získat potvrzení o doručení.
Automatizace účetnictví – při správném nastavení systému pro zpracování elektronických dokladů proběhne spárování dokladů a případně jejich zaúčtování automaticky.
Zpřehlednění procesů – v případě elektronicky zpracovaných dokumentů je mnohem snazší kontrola nad jejich zpracováním, trasování pohybu a stavu dokumentu (schvalování, zaúčtování, proplacení,…)
Zamezení vzniku chyb – právě přepisování papírových dokladů do počítače je úzkým místem a častým zdrojem vzniku chyb.
Zkrácení doby splatnosti faktur – díky zasílání potvrzovacích zpráv se odesílatel v krátké době po odeslání dozví o přijetí nebo o případných chybách na vystaveném dokladu. Může proto pružně reagovat a podstatně tak urychlí oběh dokladů.
Při zasílání papírových dokladů zpravidla objevíme chybu mnohem později a v některých případech až ve chvíli, kdy není faktura zaplacena po termínu splatnosti. To má samozřejmě podstatný vliv na plánované peněžní toky.
Usnadnění a urychlení kontroly – vyhledávání, analýza údajů a provádění kontrolních operací je u elektronické podoby dokumentů nesrovnatelně výhodnější a rychlejší.
Snížení nákladů na archivaci dokumentů – při archivaci dokumentů v elektronické podobě nevznikají náklady na manipulaci s doklady, náklady na obaly pro archivované dokumenty a náklady na skladovací prostory (nájemné, zabezpečení, pojištění, …)
Šetrnost k životnímu prostředí – zde je odpověď na výhodnost nejednoznačná. Na jedné straně nedochází ke spotřebě velkého množství papíru a tonerů do tiskáren, na druhé straně jsou zde zvýšené požadavky na množství výpočetní techniky, která sebou přináší řadu těžko recyklovatelných těžkých kovů.
Napojení na elektronický platební styk – výrazně se zjednoduší proces vystavování platebních příkazů, kdy se veškeré údaje pro platební příkaz automaticky načítají z faktury. Tím se odstraní ruční práce a sníží možnost vzniku chyb.(zdroj: www.editel.cz/webmagazine)
Ve svých důsledcích má používání elektronických dokumentů pozitivní odezvu ve zvýšení produktivity práce v administrativě společnosti, pružnějším přístupu k požadavkům zákazníků, pozitivní vliv na peněžní toky (zvýšení provozního kapitálu), atd.
„K finanční náročnosti řešení elektronické komunikace je možné dodat, že podle různých studií lze zjednodušením procesů a postupů ušetřit kolem 7% (některé studie uvádějí až 15%) nákladů spojených s vyřizováním transakcí. Další úspory pak souvisí s komplexností řešení elektronické komunikace a zpracování dat.
Takže je jistě významné hledat nejvýhodnější řešení, ale současně mít na paměti, že bez elektronické komunikace dnes již žádná firma nemůže dlouhodobě přežít.“ (zdroj: ŠAFAŘÍK-PŠTROSZ, Alexander: Elektronická komunikace mezi malými a velkými, Systém integration 2003 (www.csni.cz))
Nevýhody elektronického dokumentu
Přesto, že elektronická podoba dokumentů má řadu nesporných výhod, jsou zde i určité nevýhody:
Ochrana dokumentu – dokument v elektronické podobě je velmi snadno kopírovatelný, je tedy třeba ho chránit speciálními prostředky. Stejně snadno jako lze dokument z elektronické podoby vytvořit jej lze i stejně snadno zničit – jsou tedy nutná opatření, pro zálohování, ochranu a archivaci elektronických dokumentů.
Zabezpečení dokumentu – dokument na své cestě od vystavitele k příjemci prochází sítí, kde je možné jeho „odpozorování“, možné zneužití, pozměnění informací, které dokument nese, možnost pozměnění nejen obsahu, ale i autora nebo časového údaje připojeného k dokumentu a další rizika – je tedy nutné dokument na jeho cestě chránit speciálními prostředky.
Stále nevyřešenou otázkou také zůstává, prokazatelnost důvěryhodnosti elektronických dokumentů a jejich podpisů, elektronických značek atd. Účetní doklady nemáme jen pro aktuální potřebu, ale musíme je uchovávat i mnoho let po jejich vystavení. To, že je dnes nějaký systém považován za bezpečný neznamená, že tomu tak bude i za 10, 20, 30 let.
Za svou relativně krátkou historii používání jsme se setkali s několika případy nalezení kolizí v šifrovacích systémech, způsobů obcházení zabezpečení atd. Zatímco náklady na elektronickou komunikaci zvolna klesají, náklady na zabezpečení provozu elektronické komunikace rostou do závratných výší a odhad jejich skutečně potřebné výše je velice obtížný.
Finanční náročnost zavedení – v dnešní době již nemůže žádná firma bez elektronické komunikace v konkurenčním prostředí fungovat. Téměř každá společnost má nějakým způsobem elektronickou komunikaci řešenu. Pokud nastavený systém nevyhovuje aktuálním potřebám, vyvstává otázka volby nějakého konkrétního řešení.
Společnost, která kompletně mění systém elektronické komunikace je postavena mimo jiné před otázku, zvolení optimální varianty vzhledem k finanční náročnosti projektu. Zatímco u malých firem a tedy relativně malém objemu zpracovávaných dokumentů mohou být náklady v řádech tisíců korun, u velké firmy vyžaduje takový projekt už v počátku investici řádově v desítkách milionů korun.
Díly seriálu:
Elektronický doklad v účetnictví – Podpis (1. díl)
Elektronický doklad v účetnictví – Vlastnoruční podpis (2. díl)
Elektronický doklad v účetnictví – Elektronický podpis (3. díl)
Požadavky kladené na elektronický podpis (4. díl)
Druhy elektronických podpisů (5. díl)
Náležitosti účetního dokladu (7. díl)
Co vše skrývá dokument v elektronické podobě (8. díl)
Elektronický podpis a informace v něm obsažené (9. díl)
Elektronická komunikace organizace (10. díl)
Možnosti elektronické komunikace organizace (11. díl)
Efektivní elektronická komunikace – to je EDI (12. díl)
Šifrování – kryptografické základy digitálního podpisu (14. díl)
Význam šifrování a jeho typy (15. díl)
Symetrické šifrovací algoritmy (16. díl)
Šifrování – k čemu slouží a jak ho využít (17. díl)
Ověření identity a elektronický podpis (18. díl)
Asymetrické šifrování a jeho praktické využití (19. díl)
Hybridní šifrovací algoritmy (20. díl)
Hashovací funkce a jejich využití ve spojení s elektronickým podpisem (21. díl)
Vlastnosti hashovacích funkcí (22. díl)
Použitelnost hashovacích funkcí v praxi (23. díl)
Elektronický podpis – využití certifikátu (24. díl)
Kolize hashovacích funkci a narozeninový paradox (25. díl)
Certifikát elektronického podpisu – co ještě potřebujete vědět (26. díl)
Papírový versus elektronický dokument (27.díl)
Zdroje:
[1] POŽGAY, Rudolf: Faktúra a objednávka bez papiera. Prezentace, konference Datalock, a. s., 22. 9. 2005.
[2] SLÁMOVÁ, Hana: Elektronická komunikace mezi správcem daně a daňovým subjektem v České republice. VŠE, diplomová práce, 2005.
[3] ŠAFAŘÍK-PŠTROSZ, Alexander: Elektronická komunikace mezi malými a velkými, Systém integration 2003
[4] TRITA, Michal: Elektronická komunikace mezi občany a veřejnou správou v České republice. VŠE, diplomová práce, 2003.
[5] http://www.cssi.cz
Česká společnost pro systémovou integraci[6] www.czso.cz
Český statistický úřad[7] www.edi.cz
Telefónica O2 Czech Republic, a.s.[8] http://www.edi.cz
EBPP – e-billeurope[9] estat.cz
eStát – efektivní stát[10] http://www.spis.cz
Sdružení pro informační společnost[11] www.systemonline.cz
Zpravodajský portál časopisu IT Systems
Odpovědět na příspěvek