Náležitosti účetního dokladu (7. díl)
V tomto díle seriálu o elektronickém dokladu v účetnictví se zaměříme na to, jaké náležitosti musí účetní doklad ze zákona splňovat.
Protože je převážná většina daňových dokladů zároveň i doklady účetními, musí tyto doklady splňovat i náležitosti kladené zákonem na účetní doklad.
Účetní doklad – (accounting document)
Účetní záznam, kterým účetní jednotka prokazuje skutečnosti na něm uvedené. Účetní doklady rozlišujeme na externí (vnější) a interní (vnitřní). Interní doklady zachycují účetní případy uvnitř účetní jednotky – např. příjemky a výdejky materiálu, storno doklady apod., externí doklady pak zachycují případy vznikající ve styku s ostatními účetními jednotkami – dodavatelské a odběratelské firmy, banky, pojišťovny, atd. (převato z business.center.cz).
Závazné náležitosti účetního dokladu vymezuje § 11 zákona o účetnictví – účetní doklady jsou průkazné účetní záznamy, které musí obsahovat:
- označení účetního dokladu,
- obsah účetního případu a jeho účastníky,
- peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství,
- okamžik vyhotovení účetního dokladu,
- okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem vyhotovení účetního dokladu,
- podpisový záznam podle § 33a odst. 4 osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Účetní záznam
Poněkud šířeji oproti účetnímu dokladu je zákonem definován pojem účetního záznamu.
Účetní záznam – (accounting record)
Data, která jsou záznamem veškerých skutečností týkajících se vedení účetnictví. Každou skutečnost týkající se vedení účetnictví jsou účetní jednotky povinny zaznamenávat výhradně jen účetními záznamy (zákon o účetnictví § 4 (10)).
V zákoně o účetnictví je dále popsáno, jakou formu může účetní doklad mít. Písemnou formou se rozumí účetní doklad provedený ručně nebo mechanickými prostředky (ty jsou vždy pro člověka čitelné) a nebo elektronicky tak, aby byl doklad pro člověka čitelný. Tedy například faktura zpracovaná na počítači a vytištěná na tiskárně.
Písemná forma účetního dokladu
Písemnou formou účetního záznamu se rozumí účetní záznam provedený rukopisem, psacím strojem, tiskařskými nebo reprografickými technikami anebo tiskovým výstupním zařízením výpočetní techniky, jehož obsah je pro fyzickou osobu čitelný (zákon o účetnictví § 33 (2)).
Dále zákon připouští i technickou formu účetního dokladu, kde již netrvá na přímé čitelnosti člověkem a dokonce připouští i takové záznamy, které budou čitelné pouze pomocí prostředků, kterými účetní jednotka disponuje. Pokud je tedy vedeno účetnictví pomocí programu na počítači a není pořizován žádný výstup čitelný pro člověka, musí účetní jednotka zajistit funkčnost programu i zařízení, na kterém může být provozován po celou dobu, po kterou je povinna takové účetní doklady uchovat pro oprávněné osoby (auditor, finanční úřad, …)
Technická forma účetního dokladu
Účetní záznam provedený elektronickým, optickým nebo jiným způsobem, který umožňuje jeho převedení do formy, v níž je jeho obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Účetní jednotky mohou vést účetní záznamy i ve formě, ve které je jejich obsah bez dalšího nečitelný. V tomto případě jsou povinny disponovat takovými prostředky, nosiči a vybavením, které umožní provést převod účetních záznamů do formy, ve které je jejich obsah pro fyzickou osobu čitelný.
Pro potřeby ověřování účetní závěrky auditorem, jejího zveřejňování a pro potřeby orgánů jsou účetní jednotky povinny na požádání umožnit oprávněným osobám seznámit se s obsahem jimi určených účetních záznamů v uvedené formě. Tyto povinnosti mají účetní jednotky po dobu, po kterou jsou povinny vést nebo uschovávat uvedené účetní záznamy. Stanovení těchto povinností na smluvním základě není dotčeno.
Díly seriálu:
Elektronický doklad v účetnictví – Podpis (1. díl)
Elektronický doklad v účetnictví – Vlastnoruční podpis (2. díl)
Elektronický doklad v účetnictví – Elektronický podpis (3. díl)
Požadavky kladené na elektronický podpis (4. díl)
Druhy elektronických podpisů (5. díl)
Náležitosti účetního dokladu (7. díl)
Co vše skrývá dokument v elektronické podobě (8. díl)
Elektronický podpis a informace v něm obsažené (9. díl)
Elektronická komunikace organizace (10. díl)
Možnosti elektronické komunikace organizace (11. díl)
Efektivní elektronická komunikace – to je EDI (12. díl)
Šifrování – kryptografické základy digitálního podpisu (14. díl)
Význam šifrování a jeho typy (15. díl)
Symetrické šifrovací algoritmy (16. díl)
Šifrování – k čemu slouží a jak ho využít (17. díl)
Ověření identity a elektronický podpis (18. díl)
Zdroje:
Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví
Zákon č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty
Odpovědět na příspěvek