Nad spisovou službou se nebe nezatáhlo
Kulatý stůl s poněkud provokativním názvem Konec spisové služby v Čechách řešil, co je víc – dokument nebo data? A k čemu dospěl?
V úterý, 28. května 2013, pořádalo sdružení CNZ (Co po nás zbude) tradiční kulatý stůl. Jako vždy, i tentokrát se organizátoři zaměřili na oblast takzvané digitální kontinuity – nyní s podtitulem “Soumrak spisové služby v Čechách?”.
Sdružení CNZ chtělo tímto poněkud kontroverzním a s nadsázkou zvoleným názvem reagovat na současné problémy správy dokumentů, zejména na úřadech a v institucích státu, kdy postupná elektronizace spisové služby, bohužel, stále přináší značné praktické problémy.
Jde o to, že kvůli rozvoji eGovernmentu vzniká stále více aplikací pracujících s elektronickými dokumenty. Stručně je problém v tom, že tyto aplikace by mohly být programovány tak, že práci s dokumenty řeší přes spisovou službu. Nicméně pro většinu autorů je pohodlnější, když služby spisové služby si naprogramují do své aplikace sami a víceméně po svém.
Na druhé straně je pravda, že ne všechny spisové služby, které OVM používají, jsou naprogramovány tak, aby se autorům aplikací třetích stran dařilo připojit se snadno. A někdy je to složitější, než si vymyslet vlastní řešení. Není tedy divu, že tak činí.
Ale to je i jádrem řešení. Pokud by zákon o Archivnictví a spisové službě lépe formuloval, co je to výkon spisové služby (tedy nejen samotná spisová služba), bylo by po problému. Účastníci kulatého stolu se totiž shodli, že výkonem spisové služby by se daly rozumět všechny aplikace, které generují edokumenty a tudíž by se musely tímto zákonem řídit (zatím se jím musí řídit jen ty aplikace, které si říkají spisová služba).
Bohužel toto samotné nestačí, protože legislativních předpisů upravujících procesy práce s elektronickými dokumenty je více a nepoužívají stejnou terminologii. Zástupci ministerstva vnitra informovali o probíhající inventuře předpisů z hlediska právě terminologie správy dokumentů. Výsledky mají být k dispozici na podzim tohoto roku.
Dále Ministerstvo vnitra představilo svoji vizi rozvoje eGovernmentu do dalších let. Ta je postavena na technologicky neutrálních principech a na takzvané “čtyřvrstvé architektuře”, která zajistí využívání garantovaných služeb eGovernmentu a bezpečné a účelné publikování dat z informačních systémů skutečně k ulehčení veřejné správy.
V podobě takzvaného “úplného podání” se počítá s tím, že data vedená a potřebná k určitému kroku v konkrétním řízení, budou publikována a předána jak ve formě digitálního dokumentu (kterým budou zafixována k danému časovému okamžiku) a pro potřeby spisové služby bude dále pracováno s tímto dokumentem, tak ve formě datové věty v dokumentu obsažené, se kterou budou schopny pracovat i informační systémy. Ostatně tento princip již se zavádí třeba u výpisů ze základních registrů.
Pokud jste právě investovali do nové spisové služby, nemusíte se bát. Její konec rozhodně nehrozí.
Zdroj: www.cnz.cz
Odpovědět na příspěvek