Jednání rady a zastupitelstva Libereckého kraje jsou díky softwarové podpoře přehlednější a efektivnější
Příprava a zpracování všech materiálů pro jednání rady a zastupitelstva měst, městských částí nebo například krajů je velmi často náročná práce, nezřídka provázená stohy papírů, zmatkem a stresem.
Vše ale může být o mnoho snazší a přehlednější, využívají-li se k těmto úkolům softwarové prostředky, které jsou speciálně k tomu navržené a přizpůsobené.
Tyto aplikace účinně a komplexně pomáhají při přípravě a zpracování materiálů pro jednání rady, zastupitelstva nebo různých výborů a porad. Hlavní funkčností těchto aplikací je především příprava podkladů pro jednání, přehledná evidence průběhu jednání a také transparentní způsob přidělení jednotlivých úkolů z jednání vyplývajících, včetně sledování průběhu plnění a striktně dané odpovědnosti za každý jednotlivý úkol.
Dalšími výhodami jsou určitě možnost evidence osob se vztahem k určitému bodu jednání, jednotlivých výroků, termínů, vyjádření, důvodových zpráv a všech potřebných příloh v libovolných formátech a export sestav dle individuálních potřeb organizace.
Velmi dobré zkušenosti s takovouto aplikací mají na Krajském úřadě Libereckého kraje. Již čtyři roky jim pomáhá s vytvářením a sběrem podkladů pro jednání orgánů kraje a vyzdvihují především značnou úsporu času.
Zajímavým způsobem vyřešili nejen všechny přípravné práce, ale také distribuci zápisů a závěrů z těchto jednání. Přípravu jednání, včetně návrhu programu jednání a úvodní stránky s odkazem na jednotlivé související materiály, dostanou všichni radní a zastupitelé předem na CD nebo přes chráněné webové úložiště. Stejný postup aplikují také s výstupy z těchto porad. Výsledkem je značná úspora papíru a tonerů v tiskárně.
Výpisy usnesení z jednání mají reprezentativní charakter a je možné je okamžitě zveřejnit na webových stránkách organizace.
Nemohou si také vynachválit možnost sledování stavu a způsobu plnění jednotlivých úkolů z těchto jednání. Každá úkolem pověřená osoba je informována o jejím přidělení elektronickou poštou a stejně tak je zpětně informován zadavatel o veškerých změnách s tímto úkolem souvisejících, až do jeho úplného uzavření.
Zdroj: Gorinfo 2/2010
Odpovědět na příspěvek