Evidence jednání – Budujeme moderní úřad (12. díl)

9. Zář. 2013

Evidence jednání – Budujeme moderní úřad (12. díl)

Zítra opět máte jednání s firmou xy. Zápis z minula máte po ruce, ale přesto máte pocit, že Vám unikají nějaké informace. A jak přesně evidujete jednání?

Ale o evidenci jednání jste přece už psali. Mluvili jste o komisích a výborech a jednání komise to je přece stejné jako jiné jednání. Tak proč si pořizovat další modul?

Modul Komise a výbory není to samé jako Evidence jednání

Je pravda, že komise a výbory lze využít k tomu, abyste si zaevidovali zápisy i z jiných jednání i jiných orgánů. Jenže modul jednání toho umí mnohem více.

Z minulého dílu již víte, že evidence jednání zvyšuje užitnou hodnotu centrální evidence kontaktů a to podstatným způsobem. Najdete nejen příslušný kontakt, ale všechna jednání, která s ním probíhala. Dozvíte se, kdo s ním jednal a v jaké věci s ním jednal.

Přece nebudu evidovat jednání v rámci správního řízení… Ne, to samozřejmě nebudete. Všechna jednání v rámci správních řízení jsou neveřejná a výstupy z nich jsou přístupné jen účastníkům řízení. Účelem evidence jednání není evidovat správní řízení.

Projektové řízení

Zavedením projektového řízení jako jednoho ze základních pilířů moderního úřadu prudce stoupne počet jednání. Pro někoho je tato skutečnost důvodem, proč se tomu vyhnout. Se správnou evidencí jednání však máte nástroj, pomocí kterého nejen nárůst zvládnete, ale zároveň si podchytíte i stávající jednání, která až dosud jednotným způsobem neevidujete.

Nejde jen o zápis z jednání, který máte snadno po ruce, ale správná aplikace evidence jednání je propojená na projekty a případně i produkty. Dozvíte se tedy velmi jednoduše, o jaké projekty se jedná a případně o které jejich fáze nebo etapy. A opačně, kolik a jakých jednání již k nějakému projektu se již uskutečnilo a hlavně s jakým výsledkem.

To samozřejmě předpokládá, že využíváte modul projekty, o kterém si více povíme příště.

Úkoly z jednání

Vraťme se ještě k evidenci jednání. Další věcí, kterou na první pohled uvidíte, jsou úkoly z příslušných jednání. O centrálním úkolovníku jsme si již povídali. Jedním ze zdrojů úkolů jsou nepochybně jednání. A evidence jednání Vám umožní s nimi pracovat i dalším způsobem.

Evidenci jednání můžete zavést hned, nečekat, až proškolíte zaměstnance na projektové řízení. Zavedením ale zároveň přechod (rozšíření) na projektové řízení připravujete. A připravujete se i na úkoly z něj plynoucí.

Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“