E-Government z pohledu spisové služby
Ředitel odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra ČR Václav Babička se v časopise Veřejná správa zamýšlí nad nedávno předloženým zákonem o elektronizaci procesních úkonů. My Vám nabízíme hlavní myšlenky z jeho článku.
Podle Babičky je chybou, že nebyl připomínkován věcný záměr zákona. Nedošlo totiž na diskuzi o východiscích, postupech a cílech, které nejsou samozřejmé a je třeba je důkladně naplánovat.
Zákon je tak spíše výsledkem nadšenců ICT, kteří se domnívají, že stačí vyřešit konverzi papírových dokumentů na digitální a vybavení úředníků a občanů datovými schránkami a identifikátory pro elektronickou komunikaci (e-podpisy).
Podle Václava Babičky je však k úspěchu třeba daleko víc, je třeba elektronizaci rozdělit do několika fází.
První fáze by měla mít hybridní charakter, tzn. fungovat by vedle sebe měly jak tradiční, tak elektronické postupy. V této fázi se dají do fungování veřejné správy začlenit elektronický jednací protokol a elektronická komunikace. Elektronický jednací protokol je možné vést nezávisle na tom, zda úřad operuje s dokumenty v listinné či digitální podobě.
Na druhou stranu elektronická komunikace nevyžaduje současné užívání elektronického jednacího protokolu, protože pro prostou e-komunikaci není stanoven systém metadat, tedy nejsou stanovena pravidla pro uchovávání dokumentů v digitální podobě.
Po zvládnutí první fáze je možné začít se zaváděním fáze druhé, při níž se buduje komplexní elektronická spisová služba. Předpokladem zahájení druhé fáze je existence uceleného segmentu výkonu veřejné správy prostřednictvím ICT. Optimální by bylo, kdyby do této fáze přešla celá VS na ráz, ale vzhledem k dané situaci postačí jen její segmenty. Proto je třeba, aby bylo systémové řešené známo předem a jednotlivé části VS byly po elektronizaci kompatibilní.
Elektronická komunikace se bude muset řídit platným standardem, jehož součástí budou bezpečnostní opatření, pravidla pro krátkodobé a dlouhodobé uchovávání dokumentů. Jen tak bude možné upustit od uchovávání dokumentů v listinné podobě.
Celý článek naleznete v časopise Veřejná správa č. 26/2007
Zdroj: www.mvcr.cz
Odpovědět na příspěvek