E-archivace – další meta e-governmentu
V dnešní době, kdy je zavádění e-governmentu součástí programového prohlášení vlády a jeho realizace se více či méně stává skutečností, přichází na řadu i požadavek na elektronické archivování dat.
Pokud dosáhneme vytyčeného cíle, totiž že na prvním místě v komunikaci s orgány státní správy bude právě komunikace elektronická, včetně elektronického podávání, podpisu a razítek, vznikne potřeba tyto dokumenty ukládat, a to nejen pro naše potřeby, ale i pro potřeby dalších generací.
Definice elektronického dokumentu
Elektronický dokument (ED) je nezávislý na svém nosiči, z toho vyplývá, že u ED prakticky nelze rozlišovat kopii a originál. U každého dokumentu můžeme rozlišit tři složky:
Obsah – vlastní obsah dokumentu
Struktura – formát dokumentu (např. styl písma)
Kontext – vazba na jiný dokument (např. hypertextový obsah)
U ED lze rozlišovat i tzv. metadata – data nesoucí informace o struktuře a formátu. Ty ED, které mají trvalou hodnotu, podléhají podle zákona o archivnictví nutnosti uchování a stávají se specifickým druhem archiválií.
Možnosti Uchovávání
Uchováváním je v tomto případě myšleno dlouhodobé archivování, nikoliv zálohování, jak se lidé často domnívají. Archivování dokumentů se může provádět dvěma způsoby:
Uchovávání pomocí datových nosičů:
Při uchovávání dat na nosičích narazíme vždy na stejný problém – stárnutí. Z tohoto hlediska se jako nejvýhodnější (dle zkušeností Národní knihovny) jeví uchovávat data na nosičích typu CD-R. U nosičů DVD se opotřebení projevilo rychleji.
Migrace dokumentů:
Jako lepší způsob uchovávání se ukázala tzv. migrace, tedy pravidelné přenášení dat na modernější nosiče. Ani to ovšem není 100% spolehlivý způsob . Hardware i software totiž prochází neustálým vývojem, a to může způsobit nekompatibilitu.
Laicky řečeno hrozí, že v trochu vzdálenější budoucnosti moderní výpočetní technika naše data prostě nepřečte. Dnes se zdá být řešením uchovávání elektronických archiválií v „nadčasových“ formátech jako například: TXT, XML, JPEG atd.
Současný stav
MoReq (Model Requirments for managment of electronic records)
V roce 1992 vznikla první iniciativa Evropské unie nazvaná „Archives in the European Union“ zabývající se potřebou koordinace správy a ukládání informací v digitálních archívech v rámci EU. V roce 1996 byla ustanovena mezinárodní expertní komise a konečně v roce 2002 vznikl na objednávku MoReq, což je jakýsi mezinárodní standard, který je zatím nezávazný, do budoucnosti se s ním počítá jako s direktivou EU. Cílem je „zajistit řádné nakládání se záznamy a jejich správu v příslušné organizaci“. Od svého vzniku byl MoReq přeložen do 10 jazyků, v češtině je ke stažení na stránkách společnosti Cornwell.
Co MoReq specifikuje:
Jak pracovat se záznamy
Jak mají vypadat ukládací plány
Jak se mají ukládat objekty ¬+ mezi nimi definuje vazby
V současné době se objevil požadavek na „update“ původního MoRequ, a tak vznikl MoReq 2, který by měl být specifičtější a předpokládá se, že by jím mohly být nahrazeny národní normy. První verze MoRequ je již na světě.
K vytvoření systému elektronického archivování je již Národní archiv ČR téměř připraven. Na konferenci ISSS 2007 to uvedli pracovníci Miroslav Kunt a Jiří Bernat, kteří se spolu s dalšími kolegy tímto problémem zabývají. Se spuštěním národního digitálního archívu počítají v roce 2010. Předpokládané zpoždění je tedy 4-6 měsíců.
V současné době končí výběrové řízení. Projekt by měl být hotov a představen veřejnosti do konce letošního roku. Uchovávání dat by mělo být prováděno především migrační metodou s tím, že budou vybrány preferované formáty.
Správa dat bude řešena dle mezinárodní normy MoReq popřípadě národní normy ISVS.
Související článek: Aby po nás nezbyly jen vzpomínky
Zdroje:
přednáškový blok „co po nás zbude…?“ na konferenci ISSS 2007
Odpovědět na příspěvek