Veřejné zakázky – Budujeme moderní úřad (19. díl)

13. Lis. 2013

Veřejné zakázky – Budujeme moderní úřad (19. díl)

Jak zadávat veřejné zakázky správně? Politici nám předkládají stále nová řešení a leckterý úřad se v problematice začíná ztrácet.

Správné řešení i složitých problémů se většinou pozná tak, že je jednoduché. Všechno je relativní a tím i složité, ale jen do doby než se najde někdo, kdo vše vysvětlí jednou rovnicí (E=mc²).

Zákon o veřejných zakázkách je pro chod každého úřadu jedním z nejdůležitějších a je úplně jedno, jakou konkrétní činnost v rámci veřejné správy má ten který úřad na starosti. Veřejnou zakázkou je každý výdaj, ať už si úřad pořídí cokoliv (kromě mzdových nákladů).

Problematika veřejných zakázek je neuvěřitelně živá a doporučení v této oblasti se neustále mění. A to někdy i o 180 stupňů. Připomeňme si tyto rozpory.

Základní rozpory v zadávání veřejných zakázek

Asi před deseti lety se začalo hovořit o tom, jak bude výhodné více využívat outsourcing. Zdrojem této snahy bylo ošidit veřejnost tím, že se sníží počet zaměstnanců (údajně úředníků) a nahradí se službou (outsourcingem). Nejčastěji tato snaha dopadla na ICT. K úspoře pochopitelně nedošlo, protože většinou ti samí zaměstnanci dál vykonávali tu samou činnost, jen pod hlavičkou jiného zaměstnavatele. Druhou oblastí byly právní služby.

A aktuální doporučení? Podívejte se na závěry nejvyššího kontrolního úřadu. Některé úřady plýtvají tím, že na problematiku, na kterou mají kmenové zaměstnance, si ještě navíc najímají externí firmy. A tyto externí firmy jsou navíc leckdy najímány na hranici zákona o zadávání veřejných zakázek (snaha o obcházení zákona dělením na menší části plnění).

Tento rozpor je samozřejmě možný jen u větších a velkých úřadů. Malý městský nebo obecní úřad, který využívá služeb externí firmy na IT služby (nebo právníka) v rozsahu 20 a méně hodin týdně pochopitelně nemůžeme z nějaké poťouchlosti podezírat.

Jedna velká nebo raději více menších?

Dalším rozporem je měnící se doporučení jak soutěžit větší zakázky. Před několika lety převládl názor, že nejefektivnější je soutěžit najednou co nejvyšší objem. Tento názor stále přetrvává, má jej například skoro vítěz předčasných voleb, který by chtěl centrálně soutěžit i dodávky papíru.

V příkrém rozporu s tím je opět názor NKÚ tentokrát navíc podepřený dobrou praxí z Německa. A zkušenost z Čech ukazuje, že se nejedná jen o stavebnictví. Typickým příkladem byla velká zakázka Ministerstva školství Internet do škol, u které se jeden centrální dodavatel zoufale neosvědčil. A přesto nejsou politici ochotni se poučit.

Nečekejte na politiky, až zase otočí své názory. Organizujte si své zakázky tak, abyste byli dobrými hospodáři a nenechte se zavalit byrokracií kolem toho všeho. A jak poznáte, že postupujete správně? Jak zní rovnice pro transparentní veřejnou zakázku? Formálně ji zle napsat takto (matematikům se omlouváme za nepřesnost) N = max.

Kdykoliv si nevíte rady, jak správně zakázku vypsat, tak je správným postupem rozpory řešit tak, aby možný počet soutěžitelů byl maximálně možný. Tím nikdy nic nezkazíte. Žádná zbytečná omezení (o diskriminačních nemluvě).

Zadávací dokumentace je základ

Bojíte se nižší kvality? Stačí jen vhodně a přesně specifikovat podmínky dodávky a půjde to. Že máte zkušenost, že vaši zakázku vyhrála nesolidní firma? A udělali jste si zpětně analýzu toho, co bylo ve smlouvě špatně? To asi ano. A nezapomněli jste se při tom podívat, co bylo špatně už v zadávací dokumentaci zakázky? Aha? A přesto jste udělali opatření, kterým jste vyřadili menší zájemce a to i ty solidní.

A vraťme se ještě k prvnímu rozporu. Outsourcing na IT je samozřejmě možný. Jenže zaměstnanec správce sítě nemá na starosti jen vlastní správu ICT, ale mimo jiné i zodpovídá i správné napsání zadávací dokumentace veřejné zakázky a většinou i za její průběh. Vidíte? A tuto činnost soukromá forma ve smlouvě asi nemá, že.

Ano, můžete si to u ní objednat. Jenže jak poznáte, že dodaná zadávací dokumentace je optimální pro úřad a nikoliv pro firmu? Jen těžko, když nemáte zaměstnance informatika.

Je tedy třeba si objasnit, zda některé problémy se zadávacími dokumentacemi (a jejich kvalitou) jste si nechtě nezpůsobili sami.

Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“