Ochrana osobních údajů – Budujeme moderní úřad (18.díl)
Osobní údaje lze zpracovávat pouze ve dvou případech, buď to umožňuje specializovaný zákon nebo je nutný souhlas subjektu (občana). V prvním případě musí být seznam těchto evidencí umístěn na webu obce a ve druhém případě musí být taková evidence zaregistrována ve veřejně přístupném registru vedeném na Úřadě na ochranu osobních údajů.
Problematika osobních údajů již byla několikrát zmíněna, nejvíce ve čtvrtém dílu. Dle zákona o ochraně osobních údajů musí každý úřad mít jasně stanovena technicko-organizační opatření, kterými zabezpečí ochranu osobních údajů.
Jak je na tom Váš úřad?
Na tuto otázku každý úřad odpoví, jistě to máme vyřešeno. Do počítačů se hlásíme heslem a hesla nikomu nesdělujeme. Vše je v pořádku. Někde ještě dodají „… a spisy s osobními údaji máme pod zámkem.“ Myslíte, že je to dostatečné? A co ten seznam evidencí, o kterém píšeme v úvodu článku? Ty máte?
A ejhle to už většina úřadů si najednou není jista. A bohužel docela oprávněně. Povinné informace na webu nemají a v registru na ÚOOÚ figuruje evidence civilní služby. Ještě máte pocit, že ochraně osobních údajů věnujete správnou pozornost?
A to máme vést nějakou další byrokratickou agendu? No, zákon Vám to ukládá, tak proč jste najednou zaskočeni? Někteří z Vás takovou evidenci dokonce vytvořili a přijali příslušnou směrnici. A kdy naposledy byla vytvořená evidence zaktualizována?
Jak na to?
Lze to vyřešit snadno a elegantně. Je třeba tomu jednou věnovat větší úsilí, získaná data pořídit a pak bez velké práce navíc aktualizovat. Pomůže tomu specializovaná aplikace a určení konkrétní osoby, která to má na starosti. To už máme, dostal to na starosti informatik, stejně jsou osobní údaje hlavně v počítačích. Chyba, informatik není vhodnou osobou. Nemá přehled o papírových evidencích a obvykle to ani nebývá zrovna pečlivý úředník (to není přednost, kterou u informatiků hledáme).
Moderní úřad pro své fungování ochranu osobních údajů potřebuje víc, než si myslíte. Snahy o otevřenost mohou právě na tento zákon často narazit. Proto je naprosto nezbytné mít přesnou představu a nastavený systém operativní evidence.
Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“
- Proč? – 1. díl
- Plán – 2. díl
- Plán krok za krokem – 3. díl
- Zastupitelstvo a rada – 4. díl
- Zastupitelstvo a rada – software – 5. díl
- Komise a výbory – 6. díl
- Městský Helpdesk – 7. díl
- Centrální evidence smluv – 8. díl
- Publikace smluv na internetu – 9. díl
- Centrální úkolovník úřadu – 10. díl
- Evidence kontaktů – 11. díl
- Evidence jednání – 12. díl
- Evidence projektů – 13. díl
- Rezervace zdrojů – 14. díl
- Vyhodnocování projektů – 15. díl
- Registr práv a povinností – 16. díl
- Přístupy k ICT – 17. díl
- Ochrana osobních údajů – (tento díl)
- Veřejné zakázky – 19.díl
- Jak soutěžit, i když to nejde – 20. díl
Odpovědět na příspěvek