Setkání metodiků v Ostravských dolech
V poslední říjnový den se uživatelé spisové služby GINIS® sjeli na IV. metodické setkání do Ostravy. Setkání odborníků nad tématem „Digitální dokumenty a elektronický podpis“ se uskutečnilo ve vskutku netradičních kulisách Hornického muzea OKD Landek. A tak se stalo, že na málem průkopnické myšlenky třeba o digitálním archivu shlížel ze skleněné mozaiky ve štítu bývalé „Kompresorovny“ horník ozbrojený krumpáčem. Každá doba si žádá své průkopníky.
Setkání zahájili Stanislav Fiala a Miroslav Čejka ze společnosti GORDIC® o něco později, než bylo avizováno. Zpoždění nemívá jen Pendolino, dopravit se do Ostravy nebylo pro všechny úplně snadné. I proto se předběžně plánuje, že příští setkání bude hostit Praha.
Jako první měla tu čest promluvit v bývalé Kompresorovně upravené (jen lehce) na jednací sál vedoucí spisové služby Moravskoslezského kraje Zuzana Hamzová, pro níž je práce se spisovou službou GINIS® denním chlebem. Moravskoslezský kraj je největším z krajů co do počtu obyvatel, spadá pod něj rovných 299 obcí. Tomu také odpovídá frekvence podání – denně jich na úřad dojde kolem pěti set, průměrný počet odeslaných dokumentů je ještě o dvě stovky vyšší.
Elektronická podání však zatím příliš častá nejsou. Letos v březnu jich dorazilo vůbec nejvíce, rovných 63, z toho 11 bylo elektronicky podepsaných. Celkový počet podání však v březnu překročil hranici deseti tisíc. Jaké cíle si spisová služba Moravskoslezského kraje klade? Podle Zuzany Hamzové by chtěli více využít skenování dokumentů a pracovat s jejich elektronickými obrazy. Již dnes používají jejich úředníci vnitřní elektronický podpis k potvrzení jednoduchých žádanek nebo cestovních příkazů. Tuto praxi by rádi rozšířili i na další agendu úřadu.
Po ní se dostali blíže k tématu elektronického podpisu při své prezentaci zástupci odboru projektů e-governmentu Ministerstva informatiky ČR Luděk Hrajnoha a Rostislav Šimoníček. Luděk Hrajnoha nejprve připomněl obsah pojmů, jako je zaručený elektronický podpis, elektronická značka či kvalifikované časové razítko. Uvedl, že podle údajů ministerstva bylo k 30. září 2006 vydáno 30 tisíc platných kvalifikovaných certifikátů.
Navázal na něj kolega Šimoníček s prezentací věnovanou projektu e-fakturace Ministerstva informatiky. Příprava projektu se datuje už ke konci roku 2005, letos na podzim byla spuštěna jeho první část – pilotní příjem elektronických faktur od čtyřech vybraných dodavatelů MI ČR, pojištěný posíláním duplikátů faktur v „papírové“ podobě. Firmy, které chtějí do projektu vstoupit, musejí nainstalovat do svého ekonomického softwaru komponentu umožňující e-fakturaci, pořídit si kvalifikovaný certifikát a zaregistrovat se na portal.gov.cz. Faktury pak putují přes transakční část PVS na tzv. DIS server a z něj do e-podatelny ministerstva. Zdá se, že větší překážkou, než je technické zabezpečení procesu, bude do budoucna legislativa a také lidský faktor.
Za pořadatele setkání se o e-podatelnách, e-výpravnách, e-fakturaci, datových tržištích a vůbec o elektronickém úřadování jako takovém rozhovořil Miroslav Čejka. Zajímavá byla i zmínka o bodovém systému, který navazuje na spisovou službu pražského magistrátu. Systém Eliška, který body řidičům „počítá“, je totiž koncipován jako systém striktně oddělený od ostatních systémů, takže u jeho bran elektronické úřadování končí. Sestavy ze spisové služby je nutné vytisknout a ručně do Elišky zadat. Spisová služba GINIS® podle Miroslava Čejky dokáže nakládat s elektronickou agendou zcela rovnocenně jako s klasickými stohy papíru. Svou prezentaci zakončil konstatováním, že práce s elektronickými dokumenty je zvládnuta od přijetí v e-podatelně po odeslání e-výpravnou jak technologicky, tak legislativně, a s provokativní otázkou „Co dál?“ narážející na problematickou archivaci elektronických dokumentů pozval k mikrofonu Oskara Macka z Odboru archivní správy MV ČR.
Oskar Macek, který se od roku 1996 na ministerstvu zabývá problémy dlouhodobého ukládání digitálních dokumentů, začal svou přednášku tvrzením, že dematerializace dokumentu způsobí jednoznačnou ztrátu jeho autenticity. U dokumentů, kde je třeba prokázat autenticitu pouze po dobu jejich zpracování, lze využít elektronický podpis. Ten ovšem není nástrojem pro dlouhodobé či trvalé ukládání, protože jednoho dne nutně dojde k migraci dat z formátu na formát, která e-podpis znehodnotí. Pro potřeby dokazování u soudu proto navrhuje archivovat i papírovou zálohu.
V zemích, kde se e-archivací zabývají již delší dobu, se nejčastěji vedou hybridní archivy. Přímo při vzniku papírového dokumentu je uložen i elektronický dokument obsahující provázání na místo fyzického uložení „papíru“. Tento systém provozují i komerční instituce, jako jsou banky či pojišťovny.
Ve druhé části své přednášky se věnoval fóru DLM, ve kterém Odbor archivní správy naši zemi zastupuje. Zasedání fóra na jaře letošního roku přineslo dva zásadní požadavky – na evropskou standardizaci metadat při e-archivaci a na zřízení centrálního testera pro systémy spisové služby, který by za úplatu systémy spisové služby certifikoval pro použití v evropské veřejné správě.
Rušné pracovní dopoledne zakončila přednáška Blanky Szunyogové z Ministerstva vnitra ČR. Nejviditelnější aktivity fóra DLM jsou bezesporu modelové požadavky na dlouhodobé ukládání dat shrnuté pod názvem Moreq a nyní připravovaný Moreq II. Hovořila velmi podobně, jako na konferenci Co po nás zbude konané zhruba před měsícem v Národním archivu ČR. Kdo nahlédne do reportáže z konference, bude se zajímat o to, zda je již definitivně hotov překlad Morequ do češtiny, o kterém se před měsícem na Chodovci také hovořilo. Překlad ještě není, bude do konce roku. Zájemce o metodiku Blanka Szunyogová odkázala na pracovní překlad na stránkách britské společnosti Cornwell.
Po přestávce na občerstvení, během které se Kompresorovně vytvořily hloučky metodiků živě diskutujících nad horkým čajem (přece jen tovární hala je tovární hala), dostali slovo zástupci Národního archivu ČR.
Miroslav Kunt hovořil o budování digitálního archivu a Jiří Bernas ho doplnil informacemi o metodách dlouhodobého ukládání elektronických dat. Také pánové Kunt a Bernas již mnohé předestřeli na konferenci Co po nás zbude, připomeňme tedy jen zajímavou myšlenku Jiřího Bernase, která se týká ztráty autenticity dlouhodobě ukládaných dat. Sejně jako Oskar Macek totiž tvrdí, že autenticitu elektronických dokumentů nelze zachovat dlouhodobě, data však lze z určitého pohledu považovat za autentická, pokud se zároveň s nimi archivují i veškeré údaje o změnách, o způsobu provedení migrace. Miroslava Kunt pak na závěr krátce zmínil zajímavý koncept elektronického úřadování DOMEA, který používají úřady v Německu.
Na závěr dostal slovo Jiří Úlovec z Ministerstva vnitra ČR. Podle něj je řada na Ministerstvu spravedlnosti, aby rozhodlo, jaké elektronicky archivované dokumenty bude pokládat za právně validní. Pak už nebude mnoho bránit vzniku standardů pro dlouhodobé ukládání elektronických dokumentů. Jiří Úlovec se zmínil také o legislativní smršti v podobě novely zákona o ISVS, která byla ještě před vstoupením v platnost znovu novelizována. Jeho příspěvek pak plynule přešel v závěrečnou diskusi, ve které padly dotazy na interní elektronický podpis či možnost zneužití dat posílaných internetem.
Na úplný závěr se pak zástupci různých úřadů předháněli v tom, kolik dostávají elektronicky podepsaných podání od občanů. Pražský magistrát prý kolem deseti za měsíc, ministerstvo obrany asi čtyři týdně a nekorunovaným vítězem se stalo ministerstvo vnitra, které prý dostalo jedno cvičně.
Podvečerní program v podobě sfárání do závratné hloubky 452 centimetrů pod povrch zemský a přijetí několika kandidátů do cechu hornického tzv. „skokem přes kůži“ všechny vyčerpal, takže nakonec nedošlo ani na avizovanou noční směnu – rubání uhlí v dole. Část účastníků se rozjela ke svým domovům v podvečer, zbytek se přesunul z historické Ostravy do té současné a po přenocování se vydal na cestu v první listopadové ráno.
Odpovědět na příspěvek