20. Pro. 2004

Jak vyřizovat elektronickou poštu? (4. díl)

Tato "kuchařka" je určena jak orgánům státní správy a samosprávy, tak i dalším právním subjektům, které rozhodují jako orgány veřejné moci a kterým jsou doručovány písemnosti ve smyslu zákona o archivnictví a spisové službě prostřednictvím elektronické pošty.

Poukážeme si nyní na některé postupy, ve kterých dochází často k nedorozuměním a nepochopení nebo které jsou pro fungování elektronické pošty důležité a to:

• Antivirová ochrana
• Způsob zacházení s nevyžádanými obchodními sděleními (spam)
• Doručené zprávy se ukládají do úložiště doručených datových zpráv ve tvaru, ve kterém byly přijaty, včetně všech příloh a případných jiných součást
• Doručení zprávy e-podatelna potvrzuje odesilateli zasláním zprávy o doručení

  E-podatelna zjišťuje a zaznamenává náležitosti doručených zpráv, tedy především vlastnosti elektronického podpisu

• Antivirová ochrana

  Prostředím pro připojení e-podatelen je internet, tedy informační toky s naprosto minimální regulací zejména po obsahové stránce. Základní činností instituce při přijetí zprávy je zjištění, jestli neobsahuje viry, ale i jiný „závadný“ software.

  Zejména se jedná o software, který by mohl způsobit škody většího rozsahu nebo škody nenapravitelné. I když se to může zdát jako banalita, takovouto kontrolu došlých zpráv je třeba skutečně považovat za naprostý základ zacházení s elektronickou poštou.

  V souvislosti s touto kontrolou je však třeba upozornit na další skutečnost. Pokud instituce skutečně dostane „nakaženou“ zprávu, není žádoucí, aby ji okamžitě zlikvidovala a považovala tím věc za vyřízenou. Doporučuje se zprávu uložit na bezpečném místě pro případ pozdějších sporů s odesílatelem a následného dokazování.

  Způsob zacházení s nevyžádanými obchodními sděleními (spam)

  Tolik diskutované téma nevyžádaných e-mailů se samozřejmě nevyhýbá ani orgánům státní moci. Návod jak se spamem zacházet má v podstatě dvě řešení. Prvním je nastavení antispamového filtru. I když se toto řešení může zdát ideální, skýtá v sobě některá úskalí. První z nich je samotné nastavení filtru, který automaticky nevyžádaná obchodní sdělení zlikviduje.

  Jen těžko lze utvořit dokonalý filtr, který skutečně odmítá všechny spamy a žádný nepřijme a naopak přijme všechny ostatní zprávy a žádnou z nich neodmítne. Druhým řešením je sice využití nějakého filtru, ale s tím, že zprávy vybrané jako spam budou dodatečně přezkoumány, aby nedošlo k odstranění pošty, kterou sice filtr jako spam vyhodnotil, ale ve skutečnosti jím není.

  Doručené zprávy se ukládají do úložiště doručených datových zpráv ve tvaru, ve kterém byly přijaty, včetně všech příloh a případných jiných součást

  I když se to mùže zdát samozřejmostí, přesto existují úřady, kde tomu tak není. Řeč jde o podobě uchovávání došlých zpráv. Existuje zde jediná možnost – uchovávat zprávy v tom tvaru, ve kterém byly obdrženy a to včetně příloh. Není tedy možné, aby byla zpráva uložena v jiném formátu nebo z ní dokonce byly odstraněny části s odůvodněním, že jde o nepodstatné zbytečnosti. V souvislosti s tímto je samozřejmostí i zajištění dat proti poškození či dodatečným úpravám.

  Doručení zprávy e-podatelna potvrzuje odesilateli zasláním zprávy o doručení

  Ve chvíli, kdy je možno identifikovat elektronickou adresu odesílatele zprávy, nastupuje pro instituci povinnost odpovědět. Nepoužíváme formu typu „Pepo, máme to“, ale do jisté míry přesně definovanou odpovědi. Co tato odpovědi musí obsahovat? Obsahem musí být čas doručení a to s přesností na sekundy – tedy datum a čas.

  Dále je náležitostí odpovědi charakteristika doručené zprávy, aby odesílatel věděl, která jeho zpráva byla doručena. Charakteristika by měla být jednoznačná – tvořena například identifikačním znakem, nebo plným textem zprávy – v tom případě je samozřejmě identifikace 100%. Odpovědi musí obsahovat i elektronický podpis pracovníka e-podatelny nebo elektronickou značku úřadu.

  Povinnost úřadu odpovědět nastává ve chvíli, kdy je zpráva doručena s uznávaným elektronickým podpisem nebo uznávanou elektronickou značkou.

  E-podatelna zjišťuje a zaznamenává náležitosti doručených zpráv, tedy především vlastnosti elektronického podpisu

  Pro toto musí být na instituci vyškolena obsluha.

  Co všechno tedy tato obsluha dělá?

  • Zjišťuje se, zda zpráva odpovídá technickým parametrům, které úřad stanovil jako přípustné.
  • Zjišťuje se, zda je ke zprávě připojen uznávaný elektronický podpis nebo uznávaná elektronická značka, případně zda je připojeno kvalifikované časové razítko.
  • Zjišťuje se, zda je zaručený elektronický podpis platný a zda jeho kvalifikovaný certifikát nebyl zneplatněn nebo elektronická značka je platná a její kvalifikovaný systémový certifikát nebyl zneplatněn, případně zda je platné kvalifikované časové razítko.
  • Zjišťuje se, zda kvalifikovaný certifikát obsahuje údaje, na jejichž základě je možné osobu, která podepsala datovou zprávu, jednoznačně identifikovat.

  Instrukce, které Ministerstvo informatiky nabízí jsou ideálním způsobem, jak přijít k informacím, které potřebuje a využívá množství institucí. Ostatně e-podatelny, elektronická pošta či e-podpis jsou již reálnou skutečností dnešní doby a jejich význam bude stále stoupat.

E-podpis – očekávání a skutečnost (1. díl)
Elektronický podpis obcím – co, jak a proč? (2. díl)
Elektronické podání – není vše ideální (3. díl)

v kategoriích: e-Podpis a ePodatelny, Seriály