Hodnocení projektů – Budujeme moderní úřad (15. díl)
Úspěšně zavedené projektové řízení znamená, že máte ve svých projektech přehled. Ale nejen, že víte, kolik jich máte a z jakých se skládají etap, ale zejména víte, jak byly úspěšné. Také nakolik naplnily Vaše očekávání a zda se opravdu dostavily očekávané přínosy. Případně víte alespoň, jaké přínosy na Vás v brzku čekají.
Nemůže se Vám pak stát, jako se to stalo Ministerstvu vnitra, že není schopno sdělit Nejvyššímu kontrolnímu úřadu, nakolik a v čem konkrétně byl projekt datových schránek úspěšný.
Hodnotit, hodnotit a zase hodnotit
Proč to v nadpisu opakujeme tolikrát? Protože hodnotit můžete, a také byste měli, více věcí. Zejména u dlouhodobých projektů může být ale hned na začátku obtížné správně si určit kritéria, podle kterých budete celý projekt hodnotit.
Projekty ve veřejné správě, které mají za (jediný) cíl úsporu peněz, totiž často zase tak úspěšné nebývají. Jak je to možné? Protože úřad může velmi snadno ušetřit stoprocentně tím, že danou agendu prostě nebude vykonávat vůbec.
Úřady nejsou zřizovány proto, aby šetřily, ale proto, aby vykonávaly veřejnou správu pro občany a firmy. Proto jediné kritérium hodnocení úspěšnosti „dle velikosti úspory“ nemůžeme v žádném případě doporučit. Největší úspory vždy dosáhnete tím, že agendu přestanete vykonávat vůbec a ne tím, že investujete úsilí do nějakého projektu.
Kritériem tedy může být třeba vykonávání agendy menším počtem zaměstnanců nebo zkrácení průměrné fronty u přepážky z jedné hodiny na 5 minut apod. To jsou konkrétní kritéria, pomocí kterých můžete úspěšnost projektu vyhodnotit.
Součástí hodnocení tedy je nejenom to, jakým způsobem bylo kritérium naplněno, ale i to, zda bylo zvoleno vhodné kritérium a poučení pro další projekty, tedy to, zda příště nenavrhnout (předem) kritéria úplně jiná.
Nevhodné kritérium
Neznamená to, že se nedá hodnotit úspora, pokud byla dosažena, ale obvykle je úspora jen druhotným znakem. Vezmu-li v úvahu výše uvedený příklad, pak úspora zaměstnance znamenala zřejmě i úsporu peněz. Ale opakuji, tato je pouze druhotným projevem toho, že došlo k úspoře počtu zaměstnanců. Správným kritériem pro vyhodnocení úspěšnosti je tedy uspořený počet zaměstnanců.
Pro snadný průběh hodnocení je třeba mít k dispozici potřebné údaje (podklady). Je zřejmé, že hodnotit zmenšení počtu zaměstnanců bez toho, že vím, kolik jich bylo na počátku projektu a kolik je jich nyní, nelze. Pro hladký průběh vyhodnocování se nesmí zapomínat na sběr potřebných podkladů.
Jejich absence může mít za následek rozpaky, kdy opět není jasné, zda je projekt úspěšný a ani nemusí být jasné, zda je kritérium nastavené správně. A to jen proto, že se zapomnělo dát někomu za úkol, aby shromažďoval potřebné informace – průběžně.
Je zřejmé, že pokud rozjedete více projektů, uhlídat všechny náležitosti zvládnete jen těžko, pokud nebudete využívat specializovanou aplikaci, jak jsme se již dříve zmínili ve 13. dílu.
Příště si povíme něco bližšího k aktuální problematice, která Vás trápí – a tou je seznam agend pro registr práv a povinností.
Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“
- Proč? – 1. díl
- Plán – 2. díl
- Plán krok za krokem – 3. díl
- Zastupitelstvo a rada – 4. díl
- Zastupitelstvo a rada – software – 5. díl
- Komise a výbory – 6. díl
- Městský Helpdesk – 7. díl
- Centrální evidence smluv – 8. díl
- Publikace smluv na internetu – 9. díl
- Centrální úkolovník úřadu – 10. díl
- Evidence kontaktů – 11. díl
- Evidence jednání – 12. díl
- Evidence projektů – 13. díl
- Rezervace zdrojů – 14. díl
- Vyhodnocování projektů (tento díl)
- Registr práv a povinností – 16. díl
- Přístupy k ICT – 17. díl
- Ochrana osobních údajů – 18. díl
- Veřejné zakázky – 19.díl
- Jak soutěžit, i když to nejde – 20. díl
Odpovědět na příspěvek