Elektronické faktury: podmínky a informační systémy
Od ledna letošního roku mají elektronické faktury stejný status jako faktury v listinné podobě. Jaké podmínky musí splňovat? A existují dodavatelé, kteří tyto podmínky zajišťují? Podívali jsme se na toto téma blíže.
Podle tzv. technické novely zákona o DPH nemusí být od začátku letošního roku elektronické faktury povinně opatřeny kvalifikovaným elektronickým podpisem či elektronickou značkou, ani není nutné pro jejich zasílání používat systémy elektronické výměny dat (EDI).
Co tedy obsahovat musí? Požadovány jsou stejné náležitosti jako u faktury písemné. Žádné údaje navíc vyžadovány nejsou. Existují ale tři pravidla, která jsou nezbytná. U každé takové faktury musí být prokázána věrohodnost (na základě smlouvy, objednávky atp.), neporušenost obsahu a čitelnost po celou dobu jejich uchování. Pro plátce DPH činí tato doba 10 let. Také ICT unie varovala, aby zajištění těchto tří podmínek rozhodně nebral na lehkou váhu.
Pročetla jsem mnoho článků na toto téma a všechny se shodují ve dvou věcech. Pro bezpečné uchování a archivaci dokladů po celou zákonnou lhůtu je dobré si vybírat prověřené dodavatele (auditorem či referencemi), kteří dokáží zajistit soulad s právními předpisy a standardy. Zároveň se také doporučuje uchovávat na různých místech pro případ havárie či nenadálé události (server, CD, flash disky atp.).
Zde jsou vybráni někteří dodavatelé, kteří elektronickou fakturu zajišťují.
V informačním systému GINIS společnosti Gordic jsem nalezla problematiku elektronických faktur rozepsanou poměrně podrobně. Za pomoci několika modulů tohoto systému můžete mít zajištěn příjem, výdej i schvalování faktur a především také důvěryhodné uchování dle výběru z několika možností – od střednědobého po dlouhodobé uložení dokumentů.
Společnost Vera řeší vše rovněž v rozdílných modulech. O archivaci jsem se dočetla ale pouze v souvislosti s modulem Spisová služba.
Poměrně podrobně se touto problematikou zabývá také společnost Software602, která zmiňuje u Elektronické fakturace automatickou archivaci bez nároků na prostor a čas.
Další možností je pak společnost CCV, která v rámci ORION e-Fakturace zajišťuje vytvoření faktur, jejich automatizované rozesílání i důvěryhodnou archivaci.
Zdroj: www.businessit.cz a výše zmíněné webové stránky společností
Odpovědět na příspěvek