Datové schránky v otázkách a odpovědích
1. červenec 2009 tedy den „D“ datových schránek se kvapem blíží a je proto nanejvýš důležité se s problematikou související s jejich zaváděním seznámit.
V textu níže naleznete odpovědi na otázky týkající se datových schránek, které byly v úředníky v poslední době pokládány.
Je nutné o zřízení schránky nějak žádat?
Ne, subjekty, které mají ze zákona č.300/2008 Sb. o elektronických úkonech a autorizované konverzi dokumentů povinnost používání datových schránek o ni nemusí žádat. Ministerstvo vnitra jim datovou schránku zřídí automaticky. Toto se vztahuje mj. na všechny instituce datové schránky.
Kdo může datovou schránku používat?
V prvním okamžiku může do schránky přistupovat jen tzv. oprávněná osoba, tedy ta, která obdržela přístupové kódy. V případě subjektů, které mají povinnost od 1. 7. 2009 datovou schránku využívat se jedná o statutární orgán, člen statutárního orgánu, vedoucí organizační složky či vedoucí orgánu veřejné moci (tedy například starosta).
Oprávněné osoby mohou své oprávnění delegovat na další osoby. Těmi může být tzv. administrátor. U větších organizací pak bude jistě využito i institutu pověřené osoby, na kterou může spravování schránky delegovat jak oprávněná osoba, tak administrátor.
Podepisování zpráv posílaných datovou schránkou – elektronický podpis
Princip je takový, že zpráva odeslaná datovou schránkou musí být opatřena zaručeným elektronickým podpisem. Nakládání s dokumenty v elektronické podobě by se mělo řídit stejnými pravidly, kterými se na dané instituci řídí nakládání s papírovými dokumenty.
Záleží tedy na vnitřních zavedených zvyklostech každého úřadu.
Pokud v současné papírové podobě každý úředník, který vydává konkrétní rozhodnutí, jej podepisuje sám, může to znamenat, že v elektronické podobě bude rovněž každý z těchto úředníků vybaven elektronickým podpisem. Jsou ale úřady, které velmi často využívají možnosti, kdy úředník provede rozhodnutí, ale s dovětkem za správnost, jej podepíše jeho sekretariát, pracovník spisové výpravny atp.
Bude existovat něco jako „telefonní“ seznam datových schránek?
Ne, z důvodu ochrany soukromí bude systém fungovat opačně: bude možné se zeptat, zda příslušná osoba má datovou schránku. Pokud ano, pude možné do ní zprávu odeslat.
Jak zjistím, zda konkrétní osoba má datovou schránku, či jaká je datová schránka určité instituce?
Dotaz bude nutné adresovat na provozovatele Informačního systému datových schránek, tedy na Ministerstvo vnitra. Informační systém datových schránek bude fungovat na principu dotaz – odpověď. Tedy bude nutné vznést dotaz, zda pan Josef Novák má datovou schránku.
Pokud ze strany občana dostane úřad podání v papírové podobě, je nutné, aby odpovídal elektronicky?
Úřad je povinen zjistit, zda dotyčná osoba nevlastní datovou schránku. Pakliže zjistí, že ano, je povinen zaslat odpověď v elektronické podobě do jeho datové schránky.
V jakých formátech bude možné s datovou zprávou posílat přílohy?
Přesně bude formáty stanovovat prováděcí vyhláška, která nyní prochází tzv. vnitroresortním připomínkovým řízením. S největší pravděpodobností by se ale mělo jednat o formáty PDF, TIF a PNG.
Znamená zavedení datových schránek konec elektronických podatelen?
Nikoli nutně, bude záležet na tom, jaký význam pro ten který úřad bude elektronická podatelna nadále mít. Některé úřady si jí z různých důvodů ponechají, jiné ji plně nahradí právě datovou schránkou.
Je v souvislosti s datovou schránkou nutné zavádět na úřad i spisovou službu?
Od určité velikosti úřadu, respektive objemu zpráv v datové schránce nepochybně. U velmi malých úřadů vystačí jakýsi základ spisové služby, který bude vlastně rozhraním datové schránky.
Bude nutné konvertovat do elektronické podoby veškeré dokumenty, například velké výkresy v rámci stavebního řízení atp.?
Nově vznikající dokumenty již většinou jsou a budou pořizovány elektronickou cestou, proto budou i takto zasílány. U starších bude taková příloha zasílána pro jednoduchost v papírové podobě. V budoucnu by pak měla být vytipovány místa, která by byla vybavena i velkoplošnými scanery, tak aby i staré dokumenty včetně historických bylo možné elektronizovat.
Zdroj: http://www.eGovernment.cz
Odpovědět na příspěvek