Projektové řízení – Budujeme moderní úřad (13. díl)
Zavedli jste projektové řízení, máte desítky projektů a přesto nemáte jasný přehled, které jsou ty nejdůležitější a v jaké etapě jsou, případně v jaké etapě mají být za půl roku? Ztrácíte se v tom? Ztrácíte optimismus, že zavedení projektového řízení vyřeší většinu problémů, které jste s projekty měli před tím? Neděláte něco špatně?
Projektové řízení je třeba zavést správně
Projektové řízení není cílem, ale účinným prostředkem ke zlepšení práce s vašimi projekty. Nestačí proto jen říci, zavedli jsme, proškolit pár vedoucích odborů nebo dokonce nasmlouvat externího projektového manažera a pak už jen hledat důvody, proč se konkrétní projekty budou dál řešit pomocí liniového řízení.
Ano, to byl jen extrémní příklad, který se Vás jistě netýká, ale i to se děje. Máte evidenci projektů a jejich etap, řídíte je, vše vypadá dobře a přesto se tak úplně nedaří? V rozhodující chvíli jsou klíčoví zaměstnanci za přepážkou nebo vydávají správní rozhodnutí a nemají čas se věnovat projektu? Co je špatně?
Pokud příslušný zaměstnanec zrovna vydává správní rozhodnutí, tak jen špatně plánujete. Ale pokud sedí u přepážky, protože je zrovna úřední den, tak je špatně něco jiného.
Front office a back office
Zavést projektové řízení bez toho, že rozdělíte role zaměstnanců mezi back office a front office, se Vám nikdy úplně nepodaří. Podstatnou podmínkou úspěchu je totiž to, že do projektových týmů se téměř výhradně mají delegovat zaměstnanci back office. Jen tak se Vám nestane, že místo na kontrolním dnu sedí klíčový člen týmu jinde.
Toto je mnohem důležitější než to, jak podrobně si jednotlivé projekty plánujete v příslušné pomůcce. Nicméně jak víte z minulého dílu i aplikace na evidenci projektů není zanedbatelná. I to je důležitý nástroj, ale sama o sobě opravdu nestačí.
Není proto tak důležité kolik kontrolních dnů a jiných alarmů Vám evidence denně dokáže vygenerovat, tím se zabývat zatím nemusíte. Není tedy třeba utrácet peníze za sofistikovaná řešení určená pro výrobní podniky. Ty totiž nikdy nemají zaměstnance pro styk s veřejností mezi klíčovými členu projektového týmu.
Ale úřad to tak klidně udělá, protože si nikdo neuvědomil, že takto se to dělat nemá. Nekupujte komplikovaná řešení, kupte si jednoduchou aplikaci, ale hlavně udělejte důsledně všechna doprovodná opatření. A vyjmenované problémy z úvodu článku se Vás přestanou týkat.
Evidence projektů
Shrňme si, co už víte z minulých dílů:
Evidence projektů by měla být navázána na
Chybí něco? Ano. Chybí návaznost na služební cesty a rezervaci zdrojů. A o tom si povíme příště.
Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“
- Proč? – 1. díl
- Plán – 2. díl
- Plán krok za krokem – 3. díl
- Zastupitelstvo a rada – 4. díl
- Zastupitelstvo a rada – software – 5. díl
- Komise a výbory – 6. díl
- Městský Helpdesk – 7. díl
- Centrální evidence smluv – 8. díl
- Publikace smluv na internetu – 9. díl
- Centrální úkolovník úřadu – 10. díl
- Evidence kontaktů – 11. díl
- Evidence jednání – 12. díl
- Evidence projektů (tento díl)
- Rezervace zdrojů – 14. díl
- Vyhodnocování projektů – 15. díl
- Registr práv a povinností – 16. díl
- Přístupy k ICT – 17. díl
- Ochrana osobních údajů – 18. díl
- Veřejné zakázky – 19.díl
- Jak soutěžit, i když to nejde – 20. díl
Odpovědět na příspěvek