Centrální evidence smluv – Budujeme moderní úřad (8. díl)

12. Srp. 2013

Centrální evidence smluv – Budujeme moderní úřad (8. díl)

Smlouvy, dodatky, košilky, stanoviska, právní názory, související dokumentace, finanční plnění, kontrola realizace smlouvy, termíny, platby, kde to všechno máme? Kde je originál smlouvy? Na odboru nebo u nás?

Evergreen většiny úřadů a nepochybně i většiny firem. Úřady mají smůlu, že pravděpodobně budou muset informace o smlouvách evidovat nebo publikovat ve státním registru smluv. Moderní úřady už takto dávno činí na svých internetových stránkách. Tomuto tématu se ale budeme věnovat v příštím díle.

Tři pohledy na centrální evidenci smluv

V tomto díle se letmo podíváme na problematiku centrální evidence smluv ze tří pohledů:

evidence smluv, dodatků a souvisejících písemností a dokumentace,
ekonomických souvislostí,
plnění termínů a realizace.

Zaměříme se na to, jak by to měl dělat „moderní úřad“, i když možná už za Rakouska-Uherska to takto většina úřadů dělala, ale bez předimenzovaných ICT technologií.

Nechceme se vytahovat nebo křivdit úřadům, kteří mají ve smlouvách, dodatcích a související dokumentaci pořádek, píšeme to hlavně proto, že vidíme, že na většině úřadů pořádek ve smlouvách a dodatcích není, ačkoli by snadno mohl být a nemuselo by to skoro nic stát.

Mít ve smlouvách pořádek, přehled a mít veškeré související písemnosti a informace se smlouvami musí přece být základním požadavkem každého starosty, tajemníka nebo vedoucího odboru či oddělení.

Je jedno, jestli v tom pořádek nemáte a to jste zdědili po vašich předchůdcích, nebo ho máte, akorát nemáte smlouvy se všemi souvisejícími informacemi snadno a rychle dohledatelné.

Nebavíme se o telefonním seznamu úřadu, ale o evidenci smluv a dodatků a všech souvisejících informací a dokumentů, které jsou přeci jednou z nejdůležitějších evidencí úřadu.

A je jedno, jestli řešíme pracovní smlouvy a dohody, licenční smlouvy, záruky, smlouvy o dílo, smlouvy o poskytování služeb, rámcové dohody, atp. Všechno je velmi důležité a na základě smluvních vztahů přeci každá organizace funguje.

Směrnice na evidenci smluv

Základem všeho je co? Vnitřní směrnice upravující agendu přípravy, evidence, zpracování, realizace a případnou publikaci smluv, dodatků a souvisejících dokumentů. Správně!

Často se stává, že taková směrnice je dokonce i dobře napsaná, ale jaksi se „z objektivních důvodů každodenního shonu“ nedodržuje a porušuje.

Pokud dobře napsanou směrnici máte a hodláte ji dodržovat a kontrolovat její dodržování, pak se v klidu můžete podívat na to, jaké dostupné softwarové aplikace dodavatelé nabízejí. Bez toho to totiž opravdu nepůjde.

Kvalitních softwarových aplikací pro evidenci smluv, ať už pro malý nebo velký úřad, není mnoho. A jestli jsou kvalitní, nebudou „za hubičku“. To ale neznamená, že musíte našetřit 100 tisíc, abyste si kvalitní software pro evidenci smluv mohli pořídit.

Co by takový kvalitní software kromě požadavku na snadné a rychlé dohledání smlouvy, dodatku či souvisejících dokumentů, které právě potřebuji, určitě měl umět?

Rozhodně by měl umět automatizovat tyto činnosti:

Proces počínaje návrhem textu, přes připomínky až po podpis originálního znění smlouvy/dodatku.
Evidovat veškerou související dokumentaci, jako je např. projektový záměr, zadání i výsledky veřejné soutěže, stanoviska rady, zastupitelstva, komisí, výborů, právníků, fotodokumentaci, projektovou dokumentaci, zprávy o realizaci plnění smlouvy atd.
Evidenci smluvních partnerů, včetně jejich ověření v různých státních rejstřících.
Evidenci a kontrolu termínů a úkolů, platebního kalendáře, …
Napojení na spisovou službu, objednávky, faktury, rozpočet, atp.
Publikaci různých verzí pro vedení, klíčové zaměstnance, řadové zaměstnance i veřejnost.
Správu oprávnění uživatelů a jejich skupin na jednotlivé informace a dokumenty.

Přístupy i databáze a celá softwarová aplikace musí být maximálním možným způsobem zabezpečená.

U malých úřadů často slouží k evidenci excelový sešit, s vyhledáváním přes ctrl F, maximálně vylepšený o nějaké to makro. Texty smluv se dohledávají přes sloupec s informací, kde ji naleznout.

Toto nejlevnější řešení (zvláště je-li využit open office) ovšem nemá ani polovinu z výše uvedených minimálních vlastností aplikace a jakmile dosáhne evidovaný počet smluv kritického množství, stává se práce s ním spíše přítěží.

V příštím díle se budeme zabývat problematikou:

publikace informací o smlouvách na webových stránkách úřadu se snahou o transparentnost a otevřenost,
integrací/napojením softwarové aplikace evidence smluv na informační systém úřadu,
celostátního registru smluv a souvisejících legislativních opatření.

Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“