Rozhovor s Ing. Janem Špačkem, lead auditorem certifikační společnosti Quality Austria
Ing. Jan Špaček vystudoval elektrotechnickou fakultu ČVUT. Řadu let pracoval v leteckém průmyslu na úseku kontroly zabezpečování kvality.
Jako poradce působí již 13 let.
Nejprve při implementaci ISO 9001 (management kvality), následně pak pro ISO 14001 (environmentální management), OHSAS 18001 (management bezpečnosti práce) a ISO/TS 16949 (systém managementu jakosti pro automobilový průmysl).
Několik let působil jako externí auditor certifikačního orgánu České společnosti pro jakost. Posledních 5 let je lead auditorem certifikační společnosti ÖQS pro certifikaci managementů kvality, environmentu a bezpečnosti práce.
Mohl byste nám v krátkosti představit Vaší firmu?
Firma ÖQS je rakouská certifikační a posudková společnost, která působí na trhu od roku 1988, zastoupení v České republice má asi osm let. Náplní činnosti společnosti je provádění certifikace společností podle různých standardů. Jako největší oblast certifikace lze považovat ISO 9001.
Co si můžeme pod takovou normou představit?
Jedná se o mezinárodní normu (ISO= International Organization for Standardization) s všeobecnými minimálními požadavky na systém managementu kvality. Požadavky jsou formulovány tak, aby byly použitelné pro všechny druhy výrob a poskytování služeb. To znamená od strojírenské výroby, přes chemický a potravinářský průmysl, stavební výrobu až po zdravotnická zařízení a poskytování jakýchkoliv služeb (např. informační agentury, asistenční služby atd.).
Tuto normu od začátku používaly také další skupiny výrobců, kteří si ji adaptovaly na svoje podmínky, takže existuje například soubor norem pro dodavatele armád NATO (AQAP), další skupiny norem existují pro automobilový průmysl (VDA, ISO/TS 16949 aj.), kde základem je ISO 9001.
Dále pak existují normy s požadavky na systém managementu bezpečnosti informací, tj. ISO 27001, dále ISO 14001, ta se týká enviromentálního managementu, tzn. podnikání šetrného k životnímu prostředí. Pak je další specifikace OHSAS 18001, to jsou požadavky na systém managementu bezpečnosti práce a ochrany zdraví při práci.
Nejčastěji implementovanou normou zůstává ISO 9001.Velký počet společností má zaveden a certifikován tzv. „integrovaný systém“ sestávající ze dvou či více systémů managementu (kvality, environmentu, bezpečnosti práce, ochrany informací). To, jaké normy jsou zavedeny se pozná z vlastního certifikátu společnosti, na kterém je rozsah certifikace přesně vymezen z hlediska implementovaných norem, ale také z hlediska produktového, tj. které hmotné výrobky a poskytované služby jsou realizovány v rámci certifikovaného systému.
Jak tedy taková norma vzniká?
Tyto mezinárodní normy obvykle připravují příslušné technické komise ISO, případně některé vládní či nevládní mezinárodní organizace. Jednotlivé návrhy (drafty) jsou po přijetí technickými komisemi zasílány k připomínkám jednotlivým členským státům k připomínkám. V naší republice se tohoto procesu účastní ČNI (Český normalizační institut). Po zapracování připomínek jsou normy schváleny a oficiálně vydány jako normy ISO, následně harmonizovaní v rámci Evropské unie a po provedení překladu jako normy národní – u nás ČSN. Proto také mají tyto normy v názvu např. „ISO EN ČSN 14001:2004“, kde na závěr je uveden rok vydání nebo revize.
Mohl byste v krátkosti představit normu ISO 9001?
ISO 9001 – norma se týká systému managementu kvality. Pod kvalitou bychom si měli přestavit nejen kvalitu výrobků, ale kvalitu celé organizace. Požadavky této normy směřují do firemní strategie – politiky kvality, základní principy chování k zákazníkům a svému okolí – tato politika je dále rozpracována na cíle kvality na každý rok – čeho chceme konkrétně dosáhnout. Takže nejde jen o kvalitu výrobků, ale i o oblast strategie, finančního plánování, řízení lidských zdrojů, tj. definování popisů pracovních míst, požadavků na tato pracovní místa, zjišťování potřeb školení a jeho zabezpečení, jasně definované odpovědnosti a pravomoci.
Dále je to oblast realizace zakázek, a to už od prvního kontaktu se zákazníkem, uzavření smluvního vztahu přes poptávku, nabídku, plánování, co je pro konkrétní zakázku potřeba, na jakém stroji bude prováděna, jaké k ní potřebuji kapacitní zdroje, jakou dokumentaci apod. Další oblastí je nákup, tak aby kvalita nakupovaného materiálu a služeb zajistila požadovanou kvalitu pro zákazníka. Dále činnosti, které souvisí s vlastní výrobou, kontrolou výroby až po dodávku zákazníkovi.
Dále norma specifikuje požadavky na opravné a samoopravné mechanismy. To znamená například požadavky na řízení neshodného produktu (co se stane s výrobkem, který ne úplně odpovídá požadavkům, je více nebo méně špatný, a to včetně reklamací od zákazníků), dále požadavky na řízení nápravných a preventivních opatření a požadavky na plánování a provádění tzv. interních auditů – kontroly dodržování interních předpisů.
Ve kterých oblastech poskytuje certifikace vaše firma?
Ve všech těchto oblastech, o kterých jsem hovořil. Certifikujeme ve čtyřech nejčastějších oblastech:
- ISO 9001 – Certifikace systému managementu kvality,
- ISO 14001 – Certifikace environmentálních systémů managementu,
- OHSAS 18001 – Systém managementu bezpečnosti práce a ochrany zdraví,
- ISO 27001 – Zavádění systému managementu bezpečnosti informací (ISMS),
- plus v některých dalších (ISO TS/16949, VDA 6.X, EMAS)
Pro certifikaci ISO 27001 – bezpečnosti informací spolupracujeme se společností CIS (Certification & Information Security Services), která se specializuje na certifikaci oblasti bezpečnosti informací. Naše firma tedy může poskytnout certifikaci ve všech těchto oblastech a zavést integrovaný systém.
Jaký podíl na trhu má vaše firma?
Momentálně se pohybujeme kolem 12. místa, pokud jde o Českou republiku. Například na serveru www.iso.cz naleznete podrobné informace a podrobné pořadí.
Pro koho je vlastně vámi vydaný certifikát informací?
Certifikát je v podstatě něco jako vysvědčení nebo prezentace vůči zákazníkům nebo potenciálním zákazníkům. Certifikát svědčí v podstatě o tom, že činnosti jsou nastaveny v souladu s požadavky příslušné normy. A že jsou nastaveny takovým způsobem, že zákazník dostane to, co si objedná.
Vžijme se nyní do situace, že jsme společností, o které si myslíme, že funguje tak, jak by měla a že splňuje požadavky např. kladené normou ISO 9001. Jak by vypadal postup certifikace, jestliže bychom kontaktovali vaši firmu?
Kontaktujete naši firmu, vyplníte krátký dotazník, kde uvedete předmět činnosti, velikost firmy, zda se jedná o certifikaci na jednom místě nebo více pobočkách (většinou se certifikuje celá firma, i když to není podmínka). Na základě tohoto dotazníku dostanete nabídku, která uvádí základní údaje a kalkulace nákladů na celé tři roky platnosti certifikátu.
Náklad se skládají z několika položek:
- provedení krátkého předcertifikačního auditu a vlastního certifikačního auditu,
- zpracování dokumentace (program, zprávy z auditu),
- užívací práva (používání loga certifikační společnosti například ve svých propagačních materiálech).
To, že certifikát platí tři roky neznamená, že by provedením certifikačního auditu činnost certifikační společnosti skončila, jsou dále prováděny roční dozorové audity.
Co to je a jak probíhá dozorový audit?
Dozorový audit je vždy plánovaný a termín je se společností vždy domluvený. Při tomto dozorovém auditu není prováděny prověrka celého systému, ale pouze některých částí a je prováděn přibližně v polovičním rozsahu auditohodin. Tento audit, alespoň co se týče naší společnosti, je prováděn jak už bylo řečeno jednou za rok, tzn., že v podstatě provedeme certifikační audit, první, druhý dozorový audit a ve třech letech probíhá tzv. recertifikační audit. U recertifikačního auditu dochází k certifikaci opět již celého systému.
Platí u certifikačního auditu podobně jako u finančního auditu to, že certifikační společnost může certifikovat danou společnost pouze po omezenou dobu?
To je pouze otázka volby společnosti, jestli s certifikační společností uzavře na další tři roky smlouvu. Stávají se případy, že z různých důvodů společnosti přecházejí od jedné certifikační společnosti k druhé. Důvody mohou být např. finanční. Pokud tedy shrneme odpověď na vaši otázku, doba spolupráce není nutně omezena.
Jak je tedy zajištěno, aby nedocházelo k potenciálním negativním vlivům dlouhodobé spolupráce?
Samozřejmě, že po čase se může začít u auditora projevovat provozní slepota, Interně je proto systém nastaven tak, aby jeden auditor nepůsobil v jedné společnosti déle než dva certifikační cykly. Mimo to dochází k takzvané kalibraci auditorů. Je to proto, aby požadavky kladené normami byly posuzovány stejně všemi auditory.
Pro jaké druhy společností nebo obory je certifikace vhodná?
Pokud se podíváme na požadavky kterékoliv z norem, tak jsou tyto požadavky natolik všeobecné, že jsou aplikovatelné v podstatě na všechny druhy společností. Nejčastěji jsou však certifikovány výrobní společnosti – tedy chemický, strojírenský, potravinářský průmysl, automobilový průmysl, ale i služby, dále pak i státní správa. Pokud jde o státní správu, tak zde se s certifikací teprve začíná. Jedním z našich významných klientů poslední doby jsou Český hydrometeorologický ústav a CENIA, česká informační agentura životního prostředí. I když zde se samozřejmě nejedná o státní správu, ale zřizovatelem těchto organizací je Ministerstvo životního prostředí.
Pokud bychom se zaměřili na státní správu, jaká jsou zde specifika a případně překážky certifikace v porovnání s výrobní sférou?
Překážky prakticky neexistují. Některé požadavky norem spočívají v tom, že určité činnosti musí být dokumentovány, popsány, musí existovat jednotný postup. Pro úspěšnou certifikace je tedy potřeba tyto postupy náležitě zdokumentovat tak, aby požadavky norem byly naplněny a mohlo dojít k úspěšné certifikaci. K certifikaci firem dochází často z toho důvodu, že je to vyžadováno klíčovými zákazníky. V některých případech dokonce dochází k tomu, že si zákazník dá jako podmínku spolupráce certifikaci. Pokud ji firma nezíská, přeruší s ní obchodní styky. To je častou praxí.
V některých případech to může být i požadavek některého předpisu, někdy legislativy. Např. když jsme dříve hovořili o automobilovém průmyslu a normě TS 16949, tak v té je vyloženě požadavek, aby byly dodavatelé certifikovaní nejdříve podle normy ISO 9001 a následně podle normy TS 16949. V některých oblastech podnikání je certifikace povinná z hlediska posuzování shody. V automobilovém průmyslu je to např. nutná podmínka k tomu, aby mohly být výrobky uvedeny na trh.
Ve státní správě samozřejmě tyto tlaky vnějšího okolí chybí. Zákazníci jsou občané a ti nevyvíjejí žádný tlak na orgány veřejné správy. I když mezi firmami existují takové, které se nenechají certifikovat jen proto, že to po nich požaduje okolí, ale protože je to jejich vlastní iniciativa. V praxi je ale většina firem tlačena k certifikaci okolím. Pokud bychom se vrátili ke státní správě, tak i tam můžeme vypozorovat důvody k certifikaci firem. Jestliže je vypsána státní zakázka, tak mají již v první kole a priori vyšší šanci uspět společnosti, které jsou certifikovány.
Existují tedy nějaké impulsy, které by přiměly orgány státní správy projít procesem certifikace a být certifikovány?
Nevím o tom, že by takové impulsy existovaly. Nevím o nikom, kdo by vyloženě požadoval např. po ministerstvu, aby bylo certifikováno. Není zde nikdo, kdo by takový požadavek vznesl.
Odkud by měl takový impuls vzejít?
Mohlo by jít např. o legislativní požadavek, např. certifikace bezpečnosti informací by byla ve veřejné správě vhodná.
Existuje například nějaký seznam orgánů veřejné správy, kde již certifikace proběhla?
Stačí nahlédnout například na stránky www.iso.cz, kde jich nejdeme celou řadu. Nechci uvádět pouze některé, aby se ostatní necítily poškozeny. A uvádět zde všechny je asi zbytečné. Chtěl bych jenom upozornit na jednu věc: neexistuje nařízení, které by zajistilo, že v podobných seznamech najdete všechny certifikované společnosti. Není povinností certifikačních společností někam zasílat seznam jimi certifikovaných organizací a podobně ani certifikované organizace nejsou povinny někam zasílat informaci o vystavení certifikátu. Jiné je to v oblasti automobilového průmyslu, ale to už zacházíme příliš daleko.
Jak je to s akreditací certifikačních společností?
Každá firma, která chce provádět certifikace systému kvality, tak systému bezpečnosti či environmentu, musí mít tzv. akreditaci. Dochází tedy k akreditaci dané certifikační společnosti. V České republice tuto činnost provádí ČIA (Český institut pro akreditaci). Znamená to v podstatě jakýsi audit. Společnost, která chce provádět audity si vypracuje dokument o činnosti, kterou by chtěla provádět, jakým způsobem bude proces probíhat a složení jednotlivých skupin nebo komisí, které v rámci funkce této certifikační společnosti musí fungovat. Zde se tedy nejedná o systém kvality podle normy 9001, ale dle normy ČSN EN45012:1998, což jsou požadavky na společnosti, které provádějí certifikaci systémů managementu.
V této době jsou dány požadavky na firmy, které chtějí provádět certifikaci, takže podle požadavků této normy si firmy zdokumentuje všechny činnosti, zajistí si všechny zdroje a poté je provedena kontrola ze strany certifikačního orgánu. Toto ověření je prováděno jednorázově, následně dochází ke kontrolám. Dalo by se tedy říci, že princip akreditace je podobný procesu certifikace běžných společností. Každá certifikační společnost tedy musí mít akreditaci. Neznamená to však, že by certifikační společnost musela nutně mít českou akreditaci, například ÖQS je akreditována prostřednictvím rakouského Spolkového ministerstva hospodářství a práce (BMWA). Akreditační a registrační symboly jsou uznávány a platí na celém světě.
Jsou tedy akreditace národních akreditační společností ekvivalentní akreditaci z dalších zemí Evropské unie?
Ano, tyto akreditace jsou většinou ekvivalentní a pro činnost jednotlivých certifikačních společností není nutné mít akreditaci ve všech členských zemích Evropské unie. Certifikační společnost může tedy většinou působit s jednou akreditací ve všech zemích Evropské unie. Další podrobnější informace k otázkám uznávání akreditace je možné najít na www stránkách Českého institutu pro akreditaci.
Jaké požadavky jsou kladeny na pracovníky certifikačních společností?
Požadavky na certifikační auditory jsou dány normou ISO 19011, kterou jsou požadavky na vzdělání všeobecné, vzdělání v oblasti systému kvality, používaní různých nástrojů manažera, například nástrojů/metod pro analýzu dat apod. Kromě této normy si každá společnost požadavky na své auditory dále specifikuje. Samozřejmě zde také platí určité odborné zaměření, takže ne každý auditor může provádět audity v jakékoliv společnosti, ale specifikace každého auditora se odvíjí od jeho vzdělání a praxe v příslušné oblasti výroby či služeb..
Platí tedy to, že každý auditor se specializuje pouze na jednu z norem – kvalitu, environment, bezpečnost?
Samozřejmě platí, že každý auditor se specializuje na určitou oblast výroby nebo služeb. Je zde také otázka rozvoje auditorů a získávání zkušeností, takže postupem času mají auditoři znalosti potřebné pro více oblastí certifikace. Jak pro certifikační, tak certifikovanou společnost je výhodnější, jestliže jeden auditor může poskytnout služby ve více nebo dokonce ve všech certifikovaných oblastech – normách. Takže je snahou certifikačních společností zajistit formou vzdělávání auditorů a zvyšováním jejich kvalifikace jejich „působnost“ pro co nejvíce norem pro systémy managementu.
Specifikují se certifikační společnosti na určitou oblast certifikace?
Existují menší společnosti, které se specifikují na jeden obor, jako např. na automobilový průmysl nebo stavebnictví. Společnosti jako je naše jsou schopny uspokojit zákazníka ze všech oborů.
Dovedete si tedy představit, že byste certifikovali nějaké ministerstvo?
Nevidím v tom žádný problém. Je samozřejmě rozdíl mezi certifikací výrobního podniku a řekněme nevýrobní sféry, ale platí zde v podstatě stejné požadavky na normy. Je to tedy spíše aplikace požadavků na konkrétního klienta. Na tyto požadavky dokáží připravit klienta poradenské společnosti.
Bavili jsme se o tom, že certifikát platí tři roky. Může tedy nastat i situace, kdy se certifikovaná společnost, ať již z jakéhokoliv důvodu, rozhodne změnit společnost, která ji certifikuje. Existují zde nějaké překážky v přechodu od jedné společnosti k druhé?
V takovém případě je již jednou získaný certifikát dále platný (ale po dobu tří let) a je na certifikační společnosti a hlavně na konkrétní situaci certifikované společnosti, zda provede pouze další dozorový audit či zda provede audit recertifikačníi. Podmínkou vždy je, že společnost musí předložit platný certifikát od akreditované certifikační společnosti, musí být vyřešeny všechny neshody z auditů. Každopádně je ale vždy proveden krátký předcertifikační audit.
Mezi certifikáty od jednotlivých společností existuje absolutní ekvivalence, nicméně lze říci, že jedním z důvodů proč si certifikovaná společnost vyžádá změnu certifikační společnosti, může být požadavek jejich zákazníka vycházející například z toho, že tento zákazník požaduje, aby jeho dodavatelé byli certifikováni od stejné společnosti, která certifikovala jeho. I zde totiž hraje roli dobré jméno a věhlas společnosti, která certifikát vydá. Přestože je audit svázán certifikačními podmínkami může např. společnost preferovat některou z nadnárodně působících certifikačních společností. Kritériem je samozřejmě i cena.
Jak se tedy já jako zákazník dozvím, kterou společností je můj dodavatel certifikován?
To lze ověřit na samotném certifikátu. Dále je součástí služeb cetifikační společnosti i to, že můžete jako certifikovaná společnost používat logo této certifikační společnosti vedle loga firmy, např. na hlavičkovém papíře, vizitkách apod. Podmínky pro používání tohoto loga jsou součástí konkrétní smlouvy o certifikaci, nebo souvisejících obchodních podmínek. Dobré jméno certifikační společnosti hraje tedy významnou roli.
Co byste chtěl vzkázat našim čtenářům?
Pokud se rozhodnete pro certifikaci tak je nutné si uvědomit, že provedením certifikačního auditu a vystavením certifikátu pro vás práce nekončí, ale naopak začíná. Jestliže berete certifikaci, spíše systémy managementu jako nutné zlo a nikoliv jako významný nástroj pro řízení společnosti, pak budete na „ISO“ stále nadávat: „Ubírá nám na pružnosti, je to spousta papírů“ atd. atd. Celý systém je nutné neustále zlepšovat a upravovat pro měnící se podmínky v organizaci.
Děkuji vám za rozhovor a přeji úspěchy ve vašem podnikání
Odpovědět na příspěvek