Komise a výbory – Budujeme Moderní úřad krok za krokem (6. díl)

29. Čvc. 2013

Komise a výbory – Budujeme Moderní úřad krok za krokem (6. díl)

Již v minulých dílech jsme se zmínili o roli výborů zastupitelstev a komisí rad.

Zákon o obcích (případně o hlavním městě Praze nebo o krajích) dává obcím poměrně volnou ruku v tom, jak těchto poradních orgánů využívat. A v praxi se tak objevují hodně rozdílné přístupy.

Jediný dokument, který má předepsanou strukturu a část obsahu je kontrolní zpráva kontrolního výboru. Nicméně oficiálních kontrolních zpráv se všemi náležitostmi je vydáváno minimum. Obvykle i kontrolní výbor jen zaznamenává svou činnost v zápise z jednání (případně zápise z kontroly).

V čem tedy bývají hlavní rozdíly?

Někde jsou vydávána usnesení, někde jsou vydávána doporučení, většinou se pořizují zápisy z jednání.
Někde mají všechny komise jednotný jednací řád, jinde nikoliv.
Někde se v roli zapisovatele členové střídají, jinde je to vždy zaměstnanec úřadu a jinde zase zapisuje vždy předseda.
Někde dokument připomínkují, jinde je hned po zapsání oficiální.
Někde jsou zápisy neveřejné.

Většina obcí se ale již rozhodla, že zápisy z jednání komisí a výborů budou zveřejňovat a také tak činí. Jenže ani tento krok, příliš informovanosti mezi občany nevznáší. Proč?

Tím že náplň práce každé jednotlivé komise je jen na radě, tak je obvyklé, že například kultura patří v různých volebních obdobích pod různé komise. Na webu se sice najdou zápisy všech, nicméně jsou neprovázané a běžný občan vlastně ani neví, pod kterými komisemi hledat příslušné informace.

Bohužel ve stejné situaci se mohou ocitnout i zaměstnanci, kteří hledají informace a k jejich nalezení musí vědět, jak se kulturní komise jmenovala v minulém období. Když to neví?

Zmatky, zdlouhavé vysvětlování či hodiny strávené zbytečným hledáním informace, kterou zrovna teď potřebujete – je jedno, jestli Vy nebo občan, který tak musí zvednout telefon a dotazovat se přímo na úřadě.

Jenže, co když je to již starší informace a jediné, co se úředník, který tento dotaz přijme a slíbí informace zjistit, dozví z dotazování kolegů je fakt, že se to určitě řešilo? Ale kdy a kdo? Co teď? Projít všechny zápisy a někde to najít? Co když jste velmi pečliví a zápisů jsou hromady? Sednout si někam do archivu? Jenže na to není čas! A přesto chce tento úředník zodpovědět dotaz rychle, přesně a správně.

Jak z toho ven? Hodně věcí vám může usnadnit specializovaná aplikace.

Tím jsme se vlastně dostali k hlavní vlastnosti aplikace komise a výbory. Je třeba, aby provazovala jednotlivé dokumenty mezi sebou. Bez ohledu na to, pod kterým názvem komise nebo výboru vznikaly. Další vlastností je správa členů, protože členy mohou být externisté, dobrovolníci.

Nejlepší aplikace umí zohlednit i skutečnost, že členem komise může být i starosta a to nikoliv v roli předsedy komise, ale jen v roli řadového člena. Jinak řečeno, v rámci jednání je starosta někomu podřízen a to i přesto, že komise jako celek se zodpovídá radě, v jejímž čele je právě starosta.

Možná toto vše je důvodem, proč specializovaných aplikací není na trhu hodně. Firmy zřejmě odrazuje fakt, že musejí s každým zákazníkem jednat individuálně.

Přečtěte si, co si přesně představujeme pod pojmem Moderní úřad a jak jej chápeme.

V dalším díle se budeme věnovat méně problematické oblasti – a sice řízení požadavků občanů, chcete-li městskému Helpdesku.

Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“