Jak soutěžit, i když to nejde – Budujeme moderní úřad (20. díl)

6. Úno. 2014

Jak soutěžit, i když to nejde – Budujeme moderní úřad (20. díl)

Chtěli jste otevřeně soutěžit všechny zakázky, ale u některých slýcháte, že se soutěžit nedají? Respektive, že soutěž by byla zbytečná? Nebo Vám to někdo zdůvodňuje méně okatě? Důvody, proč je lepší neztrácet čas a rovnou zadat zakázku někomu konkrétnímu – třeba stávajícímu dodavateli.

Nebo jste to naopak vy, kdo připravuje podklady pro radu a má jim doporučit způsob, jakým vybrat dodavatele?

V poslední době se množí obvinění kolektivních orgánů (členů výběrové komise nebo dokonce i členů rady), že špatně spravují majetek města, když zakázky jen prodlužují a otevřeně nesoutěží. Radní proto nyní trvají na tom, že podklady a důvody jak postupovat, musí být kvalitnější než kdy dříve.

Navíc se limity snížily a prodloužením zakázky dlouhodobému dodavateli se najednou může stát, že překročíte nějaký limit a vyšetřovatelé vám to pak budou chtít spočítat. Nezapomínejte, že jednotlivá plnění se mají sčítat. Nebo že se sčítají vícepráce. Protože vyšetřovatelé to opravdu sčítají.

V článku Zadávání ICT zakázek bez soutěží jsme vyjmenovali některé potíže, které bývají často uváděny jako důvody, proč nejde soutěžit. Vážený čtenář nám k článku přidal svůj názor, ve kterém mimo jiné uvádí, že snaha Ministerstva dopravy odteď už soutěžit vše, mu připadá směšná.

Je tedy důvodem proč nesoutěžit skutečnost, že nechcete být směšní? Podívejme se tedy na to, jak postupovat a problémy vyřešit. A nebudeme problematiku zužovat jen na ICT zakázky.

Ono to vážně nejde

Pro radu je třeba připravit podklady pro rozhodnutí. A pokud chcete zakázku zadat někomu přímo, musíte sepsat důvody proč. Tento seznam je paradoxně velmi důležitý. Ne proto, abyste zdůvodnili, proč to nejde, ale naopak proto, abyste dokázali zakázku soutěžit.

Je jen na vás, jak se seznamem naložíte. Je to totiž nejen seznam výmluv, ale zároveň i seznamem konkrétních problémů, které je třeba při zadání zohlednit. A zohlednit je můžete trojím způsobem.

Řešení na úrovni smlouvy

Náš výše zmíněný vážený čtenář, uvedl ve svém komentáři jeden problém, který je překážkou – migrace dat. Má osobní zkušenost, že se to nepodařilo. Tak co s tím? Dáte do podmínek zakázky, že vítěz musí zabezpečit migraci dat v potřebné kvalitě a ošetříte to v příslušném odstavci smlouvy.

A co když to stejně nedopadne? Do smlouvy přece nejde dát všechno. Navíc, když se najde „dodavatel“, který podstřelí cenu, jen aby zakázku získal a podaří se mu vykroutit se? A máme tu další důvod proč nesoutěžit!

Ne, nemáme. Máme tu jen nejčastější způsob, jak se zadavatel snaží problém ošetřit a občas neuspěje. Do smlouvy problém s migrací dat opravdu nelze popsat neprůstřelně.

Řešení na úrovni zadávací dokumentace

Ve smlouvě bude uvedeno, že předmětem smlouvy je plnění zakázky v rozsahu zadávací dokumentace, která je přílohou smlouvy. A v zadávací dokumentaci pak může být problematika požadované služby – migrace dat (povrchu dálnice) popsána velmi podrobně. I s požadavky, které musí uchazeč splnit.

Ale co když je nesplní? No tak dostane smluvní pokutu. A hotovo. Hotovo?

Problém se smluvní pokutou někdy nestačí a není srovnatelná s velikostí problému, který nekvalitní dodávkou nastal. Tak dáme smluvní pokutu hodně vysokou a rovnou v zadávací uchazeče upozorníme, že účastí v zakázce souhlasí s její výší.

Je-li smluvní pokuta příliš vysoká, může se stát, že „dodavatel“ vyhraje soud, protože výše smluvní pokuty je nemravná – v rozporu s dobrými mravy. A ejhle opět důvod, proč nesoutěžit.

Řešení na úrovni kritéria hodnocení

Zabezpečit, aby výše smluvní pokuty nebyla v rozporu s dobrými mravy, je snadné. Dejte velikost smluvní pokuty jako jedno kritérium hodnocení. Jedno z více. Když si dodavatel sám stanoví velikost pokuty, těžko pak bude u soudu dokazovat, že je nemravná.

Migrace dat? Výborně. Kritérium hodnocení může znít třeba takto. Uchazeč navrhne způsob migrace dat, který zvolí a popíše způsob, technologii, metodiku a další potřebné součásti řešení, které hodlá dodat. Popis migrace dat bude jedním z kritérií hodnocení.

Vidíte ten rozdíl? Nejste to vy, kdo vymýšlí, jak to bude dodavatel asi dělat, ale necháte si popsat od uchazeče, jak to udělá on a není až tak těžké navržená řešení různých dodavatelů porovnat, posoudit a zejména obodovat.

Pozor diskriminace. Stávající dodavatel uvede, že on provede migraci dat tím způsobem, že přeindexuje databázi. Má nezaslouženou výhodu. Takže je to na nic? Ne! Není!

Nikdo neříká, že když se rozhodnete soutěžit, že stávající dodavatel nebude mít výhodu. Bude ji mít. Vždycky. Ale to není důvod si cenu neověřit soutěží. Co když zjistíte, že cena, kterou vám stávající dodavatel líčil jako skvělou, přece jen není tak úplně kulantní. Když se najde jiný dodavatel, kterému při migraci dat nestačí jen přeindexovat a přesto je výsledná cena levnější? A jím navržený postup migrace a odstraňování chyb nemá chybičku?

Jaký je tedy návod, aby vaše snaha nebyla směšná?

sepsat seznam problémů
vymyslet k nim způsob řešení na některé úrovni, nejlépe na úrovni kritéria hodnocení
přesvědčit radu, že soutěžit na základě více kritérií je jednodušší než platit právníka, aby vymyslel neprůstřelnou smlouvu

Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“