Rezervace zdrojů – Budujeme moderní úřad (14. díl)

23. Zář. 2013

Rezervace zdrojů – Budujeme moderní úřad (14. díl)

Na každém úřadě je mnoho věcí, které lze plánovat a většinu z toho už plánujete, i když si to občas ani neuvědomujete. Hned v prvním dílu jsme Vám slíbili, že se na možnosti vybudovat moderní úřad podíváme netradičně. Tak tedy netradičně – využijeme rezervaci zdrojů.

Nic Vám to neříká? Tak čtěte dál.

Klasická rezervace zdrojů

Všichni si umíte rezervovat klasický zdroj jako je služební auto, zasedačka nebo projektor. Existuje nějaká evidence pro každý ze zdrojů, kam se zájemci hlásí a existuje správce, který řeší případné konflikty požadavků.

Existuje-li více zdrojů stejného typu (například více služebních aut) pak ještě přiřazuje k požadavkům konkrétní zdroj. Provádí-li se tato evidence přes SW pomůcku, pak se dají nastavit i nějaké zákonitosti – například, že starosta má vždy přednost na konkrétní auto.

Na tom není nic zvláštního a je více méně jedno, zda se rezervace provádí ručně nebo pomocí jednoduché nebo i složité aplikace. Tak proč tedy tomu zde věnujeme pozornost?

Pracovní doba zaměstnance je zdroj!

Zavedením front office a back office jste si totiž vytvořili jedinečnou možnost, jak pracovní dobu zaměstnanců řídit jako zdroj. Týká se to pochopitelně jen zaměstnanců back office. V minulém dílu jsme se zmínili, že příčinou, proč klíčový zaměstnanec nemá čas pracovat pro projektový tým, může být špatné plánování času.

Pokud začnete čas plánovat jako zdroj, který je k dispozici v omezeném množství, bude se Vám to dařit lépe. Plánovat čas neznamená jen vzít kalendář. Na druhé straně vizualizace v kalendáři je velkou přidanou hodnotou.

Stejně již nyní dochází k tomu, že dovolenou nebo návštěvu u lékaře si zobrazujete v kalendáři. Tak proč k tomu nepřidat třeba i plnění úkolů? Plánovat pracovní dobu zaměstnanci back office je snadné. Snadno tak vytvoříte vazbu mezi rezervací zdrojů a plánováním práce.

Ani malý úřad se tohoto řešení obávat nemusí

Jste malý úřad a myslíte si, že na zavedení front office momentálně nemáte prostředky? Nebo nemáte zatím jasno, zda je front office tou cestou, se kterou bude souhlasit zastupitelstvo? Využijte toho, že vazba mezi rezervací pracovní doby a zavedením back office je obousměrná. Vyzkoušejte si to.

I na malých úřadech nejsou úřední hodiny po celý týden, ale jen ve vyhrazeném čase. Berte čas v neúředních hodinách jako zdroj a pokoušejte se jej plánovat. Pokud začnete opravdu důsledně, velmi brzy zjistíte, že to jde a že některé argumenty proti back office se vyřešily samy.

Jinými slovy zavedením back office se Vám otevře prostor jak velmi snadno plánovat pracovní dobu zaměstnanců. Nicméně začnete-li tím, že pracovní doba v neúředních hodinách bude určena jako zdroj k rezervaci, bude to sice obtížnější (z pohledu plánování), ale po nějaké době se ukáže, že zavedení back office je již jen následným logickým krokem.

Můžete si tedy vybrat, jaký postup zvolíte. A můžete tak učinit okamžitě.

A co bude příště? Pozorní čtenáři našeho serveru vědí, že jsme Vám v článku o úsporách, které možná přinesly datové schránky, slíbili, že se budeme věnovat vyhodnocování úspěšnosti projektů.

Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“