2. Bře. 2015

Osobní údaje v radě a zastupitelstvu – Budujeme moderní úřad krok za krokem (4. díl)

Jednání zastupitelstva a rady jsou bezesporu klíčovou záležitostí pro správu města, obce a úřadu.

Mezi nejdiskutovanější problémy související s průběhem jejich jednání a souvisejícími materiály je nakládání s osobními a citlivými údaji a proto se na toto téma nyní podrobněji podíváme.

Až donedávna byla tato problematika řešena jen výkladem ÚOOÚ, která vyznívala proti snahám být transparentní.

Naštěstí se objevilo soudní rozhodnutí, které snahu obcí podpořilo. ÚOOÚ proto svůj výklad upravil. Přesto ale zůstává dost nejasného.

Základním stanoviskem ÚOOÚ je fakt, že obec v žádném případě nesmí znemožnit komukoliv podat námitku proti zpracování jeho osobních dat. Námitku lze zamítnout, ale občan nesmí být omezen, chce-li využít tohoto svého práva.

Naše doporučení jsou takového rázu, že obec MŮŽE BÝT PLNĚ TRANSPARENTNÍ A ZÁROVEŇ NEBÝT NA HRANĚ VÝKLADU A RISKOVAT, že pokud se v budoucnu výklad opět zpřísní, bude muset stahovat z webu již jednou uveřejněné informace.

Co tedy doporučujeme?

1) Připravte radě ke schválení dvě varianty usnesení

Jednu variantu usnesení včetně osobních údajů a druhou bez osobních údajů, která může následně být publikována i na webových stránkách města. V textu zápisu se pak rovněž objeví jen text z veřejného usnesení bez osobních údajů, takže i zápis bude moci jít na web.

2) Vyhněte se potížím, dejte radě k odsouhlasení obě varianty

Ve variantě usnesení bez osobních údajů nezapomeňte uvést, kde je k dispozici plný text. Musí být na první pohled zřejmé, že nejde o úplné usnesení. Předejdete tak zbytečným stížnostem občanů nebo opozice z řad zastupitelů. Oba texty usnesení mají pochopitelně stejné číslo usnesení (nové SW programy pro podporu práce rady a zastupitelstva toto umí).

3) Zastupitelstvo bude postupovat podobně jako rada

Po schválení návrhu programu jednání se na web uveřejní všechny dokumenty, ale u těch, které obsahují osobní a citlivé údaje, budou publikovány jejich varianty bez osobních údajů. Při zasedání zastupitelstva pak zastupitelé obdrží dohodnutou formou i plné texty, o nichž mohou i veřejně během jednání diskutovat včetně osobních údajů. Avšak veřejně jen tehdy, pokud je k tomu právní důvod nebo byl k tomuto vydán písemný souhlas, viz následující rada.

4) Získejte souhlas s uváděním osobních údajů nejen při veřejném jednání, ale i po něm

Zasedání zastupitelstva je veřejné, každý by tak mohl slyšet osobní a citlivé údaje projednávaných osob. Zveřejňování (byť ústní) osobních a citlivých údajů osob při veřejném jednání nebo na internetu v dokumentech po jednání lze jen v těchto dvou případech:

a) Existuje-li pro to zákonný důvod.

A tady je kámen úrazu. Během projednávání zákonný důvod existuje, ale může se stát, že po nějaké době důvod pomine. A proto není možné dále uveřejňovat materiály včetně osobních údajů, když důvod pominul – typickým příkladem je projednávání splátkového kalendáře. Jakmile dlužník dluh uhradí, zákonný důvod pominul.

b) Dotčenou osobou byl k tomu udělen písemný souhlas.

Písemný souhlas si vyžádejte jak pro ústní jednání, tak i pro následné zveřejnění na internetu.

5) Zacházet se zvukovými záznamy z jednání správně

Pokud chcete záznamy z jednání uveřejňovat na internetu a nemáte zajištěn souhlas, viz předchozí bod, doporučujeme zvukový záznam před zveřejněním promazat o všechny zmínky, které identifikují konkrétní osobu. Vyhnete se tak problémům s ÚOOÚ.

6) Natáčíte průběh jednání na kameru a chcete jej zveřejňovat na internetu?

Na pozvánce i před vstupem do jednací místnosti výrazně upozorněte na to, že jednání je natáčeno kamerami a vstupem do jednací místnosti tak dáváte souhlas s uveřejněním svých osobních údajů (podobizna) pro nahrávku, která bude zveřejněna na internetu po neomezenou dobu a že právo na odvolání souhlasu v tomto případě občan nemá.

Ještě jedno doporučení na konec:

Pro přípravu materiálů a jednání rady a zastupitelstva využívejte kvalitní software specializovaný právě na agendu zastupitelstva a rady. Ne textové editory a mailové klienty.

A využívejte právě takový software, který vám umožní nějakým způsobem ochránit osobní a citlivé údaje i před nechtěnou publikací.

V příštím díle se podrobněji podíváme na to, co vše by takový software měl umět.

Díly seriálu „Budujeme Moderní úřad krok za krokem:“