Jako Noe do Archy…
Přinášíme Vám reportáž z druhého ročníku konference „Co po nás zbude“ 2007, věnováné dlouhodobému uchovávání elektronických dokumentů.
Když se přede mnou, za deštivého rána 18. září, vynořila monumentální budova Národního archivu, vybavila se mi Archa Noemova.
Jako Noe vše živé, ukládáme do ní cenné spisy, aby přečkaly nepřízeň časů a potomkům pomohly zavzpomínat a snad i zmoudřet…
Vlídné a prostorné foyer Národního archivu se již pomalu zaplňuje účastníky konference. Děvčata při vstupu svižně zvládají registraci příchozích, kteří s potěšením využívají nabídnuté chvíle pro svůj obligátní šálek kávy, kapitolu rozečtené knihy, pro přivítání s přáteli, či seznámení s hutným programem dnešního dne. Druhý ročník konference CNZ je před námi!
Zahájení
Jako první oslovil všechny přítomné zástupce pořadatelů konference a její moderátor v jedné osobě, pan Jan Heisler. V úvodní řeči vyjádřil radost nad množstvím těch, kteří berou problematiku uchování elektronických dokumentů za svou. „Na letošní konferenci CNZ se nám zaregistrovalo bezmála 230 účastníků. V případě dále rostoucího zájmu jsme ochotni uvažovat o Strahovském stadionu“ , nadsázkou potěšil Jan Heisler.
Potom se již slova ujala ředitelka Národního archivu, paní Eva Drašarová. Účastníky konference uvítala v sídle své instituce, kterou představila jako správní úřad a ústřední archiv státu, jemuž patří čelní místo mezi veřejnými archivy v České republice. Vývoj problematiky ukládání elektronických dokumentů následně přiblížila úvahou nad interpunkcí za názvem konference CNZ. Podle Evy Drašarové prodělal stav e-archivace u nás, cestu od neutěšeného stavu – vykřičníku, přes otazník až k uspokojivé tečce současnosti.
S gescí Ministerstva vnitra v oblasti předarchivní a archivní péče, obeznámil přítomné pan Michal Wanner (MVČR). Ze strany ministerstva se jedná především o podporu při vytváření legislativy, metodickou pomoc uskutečňující se formou publikační činnosti, správní činnost formou akreditací archivů a v neposlední řadě také mezinárodní spoluprací, konkrétně aplikací normy MoReq2.
Proč je Adobe Adobe?
Víte proč je Adobe Adobe? Takto zkoušel znalosti účastníků Marketing Manager hlavního partnera konference CNZ Richard Markuzy ze společnosti Adobe. V případě správné odpovědi, že se jedná o malou říčku u zahrádky jednoho ze zakladatelů společnosti, stali jste se vlastníky Adobe trika velikosti XL. Pan Markuzy seznámil s historií i současností stále se rozvíjející společnosti, jejíž jméno se stalo takřka synonymem pro aplikace Photoshop a PDF.
Stav projektu digitálního archivu v roce 2007, prezentoval zástupce NA pan Jiří Bernas. Snahy o řešení archivace, které sahají do roku 1996, již nabývají konkrétní podoby. Výsledky celého projektu budou k dispozici v únoru 2008 a bezprostředně po tom budou následovat kroky k jeho budování. Úplné dokončení Národního digitálního archivu se předpokládá na konci roku 2011. Do té doby je nutné vyřešit některé problematické okruhy, jako je například terminologie, nebo přesné vymezení postavení chráněného úložiště.
O významu norem pro archivaci, zvláště pak s mezinárodní normou pro správu dokumentů ISO 15489, seznámil Bohumil Chalupa (NA). Norma se vztahuje na správu dokumentů ve všech formátech a prostředích, vytvořených jakoukoli veřejnou nebo soukromou organizací jako průvodní část jejích aktivit, nebo jakoukoli osobou povinnou vytvářet a spravovat dokumenty. Platí tedy téměř pro každou organizaci.
Hosté
Mezi významnými hosty konference CNZ byl člen Fóra DLM pan Marc Fresko z Velké Británie. Fórum, jenž na konferenci pan Fresko zastupoval, je sdružení, jehož vznik iniciovala v polovině 90. let samotná EU. Členy jsou převážně evropské národní archivy a další subjekty, které se aktivně se zabývají problematikou archivace a spisové služby. Řídící roli hrálo Fórum DLM například při tvorbě standardu MoReq (Model Requirement for the Electronic Records Management). Svůj příspěvek pan Marc Fresko věnoval problematice dlouhodobého ukládání elektronických záznamů/dokumentů v EU a vztahu k normě MoReq .
Prezentaci s obsahem vyřazování dat z informačního systému, nazval pan Miroslav Kunt (NA), otázkou „Smím smazat data z IS?“ Příspěvek, jenž účastníky seznámil s pohledem legislativy a možnými variantami řešení, měl velmi konkrétní výstup: „Pro dlouhodobé uchování zapomeňme na složité systémy, databázové relace a tabulky, optimalizaci, „špičkové formáty“. Pokud elektronické záznamy nebudou jednoduché, masové, standardní a snadno „uchopitelné“, papír nikdy nenahradí“
Archivují organizace ČR správně?
„Archivují organizace ČR správně?“ Tak odvážně svou prezentaci pojmenoval pan Miroslav Širl. Uvedl, že přestože organizace pracují s papírovými i elektronickými dokumenty, jako průkaznější a důvěryhodnější se zatím považují dokumenty papírové. Přitom elektronické dokumenty se nacházejí všude kolem nás. Elektronicky probíhá jak příprava většiny dokumentů tak i většina komunikace. Řešení nabízí ve vytvoření Důvěryhodného elektronického archivu (DEA), jehož úkolem je poskytnout pro ukládání důvěryhodné prostředí. Důležitou součástí navrhovaného řešení je však použití metodik a technologií, které jsou perspektivní z pohledu vazeb na platnou ale i připravovanou legislativu.
Pohled na problematiku e-archivace z úhlu Úřadu na ochranu osobních údajů, pak nabídl pan Jan Folda. Osobní údaje jsou klíčem k našemu soukromí. Jednorázový zisk může v důsledku znamenat hluboký zásah do soukromí, což se v historii nejednou potvrdilo (např. holocaust). Proto je nezbytné dbát na ustanovení zákona č.101/2000 Sb. Povinností správce vznikající databáze je také provést všechna nezbytná opatření k jejímu zabezpečení a zajištění souhlasu subjektu údajů.
O možnostech dlouhodobé archivace v prostředí FileNet, informoval pan Miroslav Cink (IBM). Platformu FileNet představil jako 1. na světě v oblasti Electronic Content managementu, jež pokrývá procesy spisové služby a podatelny, elektronického archivu, firemního DMS řešení až po digitální archiv pro dlouhodobou archivaci.
Náplní následné prezentace Michala Wannera (MVČR) byl metodický návod odboru archivní správy a spisové služby Ministerstva vnitra, kterým se zavádí standard pro jednotnou evidenci matrik a výměnný formát pro ukládání a zasílání záznamů matrik v digitální podobě. Standard, který nabývá účinnosti počátkem roku 2008, umožní jednotný výstup dat z existujících programů pro evidenci matrik a poslouží jako východisko pro tvorbu nových relačních databází. Jeho cílem by měla být jednotná evidence matrik.
Walter Pavliš, ze společnosti AutoCont, která je od ledna roku 2007 partnerem společnosti Google pro Českou a Slovenskou republiku, ve svém příspěvku nazvaném „Fulltextové vyhledávání dokumentů“ obeznámil přítomné s využitím Google ve stávajících řešení pro správu dokumentů. Prezentaci provázelo výstižné motto: „Užitečné jsou jen ty věci, které nejlépe vyhovují účelu, pro který byly vyrobeny.“
Jaké klást bezpečnostní požadavky na elekrtonické archivy?
„Jaké klást bezpečnostní požadavky na elekrtonické archivy?, aneb nové možnosti, nová rizika, nové otázky. – nové technologie, nové metody práce, nové odpovědi.“ Tato myšlenka provázela další z prezentací, příspěvek Martina Segeta (ICZ). Přes množství bezpečnostních rizik elektronických dokumentů, zůstávají základními kameny důvěryhodnosti elektronického obsahu: autenticita, dlouhodobá čitelnost, přístupová oprávnění a důvěryhodné kopie.
Do specifik problematiky dlouhodobého ukládání elektronické dokumentace v resortu zdravotnictví uvedl účastníky konference zástupce ministerstva zdravotnictví pan Fares Shima. V tomto resortu jsou ukládána data obzvláště citlivá, proto je problematika ukládaných dat převážně v rovině zabezpečení před zneužitím. V současnosti připravuje ministerstvo projekty souhrnně nazývané eHeatlh, které jsou podporované EU a budou budovány v souvislosti s podobnými projekty v EU. Součástí projektu jsou systémy podporující přímou komunikaci mezi zdravotnickými zařízeními v rámci ČR, ale i v rámci EU.
Jan Černík zástupce společnosti DataStorage, jenž se úzce specializuje na dodávky komplexních řešení v oblasti zálohování, archivace, migrace, ukládání a správy dat IS přednesl příspěvek na téma „Zabezpečená archivace v prostředí Adobe LiveCycle PDF Generator ES“.
Prezentace pana Ladislava Pecena (SUN), účastníkům konference představila „Honeycomb: Inovativní řešení pro digitální archivy.“ Programovatelný storage systém STK 5800 je velkokapacitní úložiště a archiv pro neměnný obsah, který lze chápat jako revoluční pojetí správy dat a přístupu k datům. Jeho hlavním přínosem je úspora času, snížení komplexity, větší kapacita s nižšími náklady a současné zabezpečení dat.
Pan Jaroslav Hrubý z Fyzikálního ústavu Akademie věd se v příspěvku nazvaném „E-archivace a bezpečnost elektronických dokumentů v éře kvantových počítačů“ zabýval problematikou, jaká schémata asymetrického a symetrického šifrování použít na základě dnešní úrovně poznání tak, aby e-archivace byla bezpečná a důvěryhodná i v éře kvantových počítačů. Dále připomenul, že problematika bezpečnosti e-archivace je s časem se měnící problém a že absolutní bezpečnost e-archivace neexistuje, nicméně je možno v daném čase vždy volit taková schémata, která se jí limitně blíží.
Standardy PDF a jejich úloha v e-archivu
Jako poslední přednesl svůj příspěvek nazvaný „Standardy PDF a jejich úloha v e-archivu“, zástupce společnosti Adobe, pan Vladimír Střálka. Strategií společnosti je standardizace a úplná otevřenost těch technologií, které jsou předmětem podpory obecných procesů. Již nyní je pro standard PDF charakteristická jeho univerzalita, téměř 30 % dokumentů publikovaných na internetu je ve formátu PDF a formát PDF/A je ISO standardem pro archivování dokumentů rozšířený po celém světě. Vhodný je také pro prezentaci na webu, jako náhrada papíru i jako složka na elektronické dokumenty. A to vše při zachování požadavku na spolehlivý tisk, archivování atd.
Závěrečný „kulatý stůl“, ač u kulatého stolu nebyl, potěšil všechny přítomné.
Moderátor konference Jan Heisler společně s hosty „kulatého stolu“, pány Martinem Segetem, Faresem Shimou, Jiřím Stupkou a Miroslavem Širlem, seznámil s myšlenkou přesunout některá z významných témat na konferenci otevřených do doprovodných workshopů, které by účastníkům nabídly širší prostor jednotlivá témata diskutovat do nezbytné hloubky. Workshopy se uskuteční formou krátkých odpoledních setkání, jenž budou vždy zacíleny na jedno konkrétní téma.
Aktivita již nalezla podporu u jednotlivých orgánů státní správy, v jejichž prostorách se také uskuteční. Dále již pánové „kulatého stolu“ nastínili témata prvních čtyř připravovaných workshopů: bezpečnost papírových dokumentů, bezpečný archiv, digitalizace s K/koblihou (tajemství K/koblihy se osvětlí až účastníkům workshopu) a archivace ve zdravotnictví.
Poslední chvíle konference patřila slosování ankety. Krásné plnící pero mohli získat pouze tři vylosovaní, avšak je znát, že z konference nikdo neodchází s prázdnou. Nové poznatky a zkušenosti načerpané z přednesených příspěvků a následných diskuzí, cenné kontakty a v neposlední řadě také mnohá přátelská setkání dávají tušit, že odborná konference CNZ nalezne v diářích své pevné místo i v dalších letech.
Tak nashledanou na konferenci CNZ 2008!
Odpovědět na příspěvek